Nicht alle Menschen sehen Veränderungen als eine Chance, alte Zöpfe abzuschneiden und mit etwas Neuem durchzustarten. Dies trifft insbesondere auf die Einführung von neuer Business-Software an den Arbeitsplätzen zu: Hier gilt die bekannte Regel, dass die alte Software noch nie so beliebt war wie kurz vor ihrer Ablösung. Zum Glück gibt es bewährte Vorgehensweisen aus dem Change-Management, mit deren Hilfe Projektleiter und Führungskräfte die Bedenken und Ängste der Anwender aufgreifen und somit einem Change-Projekt einen positiven Spin geben.
Schaut man sich die in Software-Projekten geplanten Budgets und Zeitrahmen an, so sind die meisten Ressourcen für die technische Umsetzung vorgesehen. Und der Mensch? Wird häufig nur als Kostenfaktor gesehen. Die Begleitung der Mitarbeiter, das sogenannte Management of Change, findet in den wenigsten Projekten statt oder fristet eher ein Alibi-Dasein.
Auf die softe Art
Ein wichtiger Baustein in einem Change-Projekt ist die Kommunikation – vom Smalltalk in der Kaffeeküche bis hin zu formalen E-Mail-Newslettern und Aushängen ist (fast) alles erlaubt, was dazu dient, die Ziele des Projektes schmackhaft zu machen. Je offener und häufiger kommuniziert wird, desto transparenter wird das gesamte Vorhaben.
Wer möchte, kann hier mit ganz neuen Mitteln arbeiten und setzt zusätzlich einen Chatbot auf der zentralen Projekt-Website ein. So ein digitales Helferlein animiert die Besucher dazu, Fragen zu stellen und sich intensiver mit dem Projekt zu beschäftigen. Ein freundliches Comicgesicht auf dem Chatbot schafft eine positive Grundstimmung.
Einmal ein Star sein
Eine persönlichere Alternative bieten sogenannte Champions oder Projektstars: Diese Mitarbeiter übernehmen die Aufgabe eines universellen Ansprechpartners und haben innerhalb des Projekts eine Leuchtturmfunktion. Dies sind idealerweise Personen, die allgemein geschätzt werden und dem Projekt positiv gegenüberstehen. Entweder stammen die Kollegen aus dem Projektumfeld, sind also ohnehin immer up-to-date zum Stand der Entwicklung, oder werden regelmäßig mit Informationen versorgt, sodass sie auch in der Kaffeeküche und auf dem Flur spontan Auskunft geben können.
„So sieht das also aus! Ich denke, damit kann ich bestimmt gut arbeiten“ – Ein solches Feedback lässt sich auf einer Software-Präsentation in einer frühen Entwicklungsphase einholen, wenn Mitarbeiter auf einem Tag der offenen Tür die Gelegenheit erhalten, erste Funktionen an einem Prototypen auszuprobieren. Der Vorteil: Die Anwender bekommen ein Gefühl dafür, wie die spätere Software aussehen und funktionieren wird. Ziemlich sicher erhalten die Entwickler aber auch zusätzliche Änderungsvorschläge.
Ganz wichtig: Die Kaffeetasse nicht vergessen! Das klingt vielleicht banal, aber Give-Aways vom Kugelschreiber über T-Shirts bis zu Tassen, die mit dem Projektlogo versehen sind, besetzen das Projekt mit positiven Eindrücken.
Ohne Moos nix los?
Häufig wird ein solches Prototyping mit Vorstellungsrunde und Kickoff-Event dann doch nicht realisiert. Gründe sind Angst vor zu vielen Anpassungswünschen oder weil der damit verbundene Aufwand nicht in das Projektbudget passt. Dabei wird leider vergessen, um wie viel teurer eine mangelnde Akzeptanz und ein sogenanntes „Verbrennen“ einer Software-Anwendung bei den Benutzern ist.
Den Menschen in den Vordergrund stellen
Mein persönliches Fazit aus vielen Projekten ist, dass ein gutes Change-Management die Akzeptanz einer neu einzuführenden Software immens erhöht. Außerdem lassen sich Kosten vermeiden, die durch eine zu geringe Produktivität entstehen, wenn Anwender die neue Lösung ablehnen. Projektverantwortliche sollten den zeitlichen Aufwand und das benötigte Budget für das Change Management allerdings nicht unterschätzen. Die gewünschten Effekte treten nur dann ein, wenn das Veränderungs-Management ernsthaft und konsequent umgesetzt wird.
