Mensch und Maschine arbeiten gemeinsam schneller und effizienter. Eine Digital Workforce übernimmt hierbei viele tägliche Aufgaben am Arbeitsplatz. Der Hersteller Automation Anywhere hat zahlreiche Arbeitsbereiche identifiziert, bei denen uns Software-Roboter schon heute aushelfen können.
Die Digitalisierung vieler Abläufe im Unternehmen hat dazu geführt, dass wir an unseren Arbeitsplätzen viele der täglich wiederkehrenden Aufgaben mit nur wenigen Mausklicks erledigen können. Mit Software-Anwendungen für RPA (Robotic Process Automation) hat eine Technologie Einzug in die moderne Arbeitswelt gehalten, mit der insbesondere viele kleine Teilschritte wiederkehrender Abläufe mithilfe von Software-Robotern automatisiert werden. In diesem Zusammenhäng hat der US-amerikanische Hersteller Automation Anywhere den Begriff der Digital Workforce geprägt. Damit ist ein digitales Team bestehend aus vielen kleinen Software-Assistenten gemeint, die repetitive Aufgaben mit geringer Wertschöpfung übernehmen.
Automatisierung ist indes nicht neu. Der entscheidende Unterschied ist allerdings, dass heutige RPA-Software auch ohne Entwicklungsprojekt schnell und einfach einsetzbar ist und keine Veränderungen an bestehenden Business-Anwendungen erfordert. Zudem arbeiten Mensch und Maschine heute viel stärker gemeinsam an Automatisierungsprozessen.
In einer RPA-Plattform sind Software-Bots implementiert: Das sind intelligente Assistenzsysteme, die den Anwender dabei unterstützen, die Prozesse am eigenen Arbeitsplatz weiter zu automatisieren. Mit Bots lassen sich beispielweise Eingabefelder in ERP-Anwendungen eigenständig ausfüllen. Entscheidungen innerhalb von Geschäftsprozessen können auf Basis vorheriger Entscheidungen erlernt werden. Anders ausgedrückt: Die Bots sind lernfähig und bringen ein Stück Intelligenz in die Automatisierung, wodurch sie im Laufe der Zeit für die Anwender immer wertvoller werden. Dadurch werden sie zu einer digitalen Belegschaft – oder eben einer Digital Workforce.
In der Praxis gibt es viele Aufgaben für Bots. Wie schon erwähnt, können sie standardisierte Formulare ausfüllen und Applikationen bedienen, indem sie die Eingaben eines Menschen simulieren. RPA-Bots bedienen eine Anwendung wie ein Mensch. In der Finanzabteilung lassen sich beispielsweise Reports automatisiert aufbereiten, inklusive einer Analyse von Daten auf ihre Korrektheit.
Der RPA-Anbieter Automation Anywhere betreibt einen Bot-Store, der schon heute rund 650 Beispiele für typische Anwendungsszenarien im Unternehmen enthält. Der Anbieter rechnet damit, dass schon bald bis zu 10.000 Bots zum kostenfreien Download verfügbar sind. Der Marktplatz ist so konzipiert, dass Anwender ihre Bots dort hochladen können und somit der Community zur Verfügung stellen. Wie populär diese Lösung ist, zeigen aktuelle Zahlen: Im Oktober verzeichnete der Hersteller in seinem Bot-Store nach nur 19 Monaten über 100.000 Downloads.
Voraussetzung für die Nutzung der Lösung ist natürlich, dass ein Unternehmen die Automation Anywhere-Plattform bereits implementiert hat. Die verfügbaren Bots eignen sich für verschiedenste Business-Lösungen, wie von Microsoft, Salesforce, Oracle oder SAP. Am beliebtesten sind Bots unter anderem in den Bereichen E-Mail-Bearbeitung, Bilder in Text umwandeln und der Durchführung von Finanzkalkulationen mit Excel. Dazu ein Beispiel aus dem Finanzbereich: Wer täglich Transaktionsinformationen von der Börse verarbeiten muss, kann sich diese Daten automatisiert über einen Bot herunterladen. Der Bot prüft zum Beispiel alle fünf Minuten, ob neue Daten verfügbar sind, lädt diese anschließend herunter, startet die gewünschte Transformation in das benötigte Zielformat und lädt diese Daten in die hauseigene Datenbank. Weitere Anwendungen im Bot-Store finden sich für Prozesse im Vertrieb, in der Fertigung oder in Finanzen und HR.
Fazit
Mit einer Digital Workforce gelingt es, Mitarbeitern repetitive Aufgaben abzunehmen. Dafür ist kein Software-Projekt notwendig, vielmehr kann RPA-Software sogar aus der Cloud bezogen und im Browser bedient werden, um damit Business-Anwendungen zu automatisieren. Unternehmen sollten sich daher über die vielfältigen Optimierungspotenziale von RPA informieren.
