Stichtag Ende 2022: Dann müssen die Leistungen von Behörden im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) auch elektronisch abrufbar sein. Schaffen wir das überhaupt?
Ob Bürger oder Unternehmen: Wer in der Vergangenheit einen Behördengang vor sich hatte, der wusste, dass jede Menge Formulare auf ihn warten. Ohne Papier funktioniert eine Verwaltung nun einmal nicht. Ist das aber heute auch noch so? In der Tat hat sich bereits einiges verändert. Die Digitalisierung soll aber weiter vorankommen: Gemäß Onlinezugangsgesetz (OZG) sind Bund, Länder und Kommunen dazu verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen ab 2023 auch elektronisch anzubieten. Das heißt für alle Antragsteller: Internet-Browser starten, die eigene Identität bestätigen und schon öffnet sich die Tür in die neue digitale Behördenwelt.
Wie weit ist die Realisierung dieser neuen Welt bereits vorankommen? Und vor welchen Hindernissen stehen die Verantwortlichen derzeit? Hierfür befragte die Infora GmbH, ein Tochterunternehmen der Materna SE, im Februar 2020 knapp 60 Teilnehmer der Berliner Anwendertage – einem jährlich von der Infora veranstalteten Digitalforum für die öffentliche Verwaltung im Presse- und Informationsamt der Bundesregierung. Die Ergebnisse zeigen, dass die Umsetzung digitaler Verwaltungsabläufe insbesondere auf kommunaler aber auch auf Landes-Ebene eher schleppend verläuft. Zu viele Vorhaben befinden sich noch im Anfangsstadium. Aus Sicht von Materna und Infora besteht also erheblicher Planungs- und Umsetzungsbedarf, um den OZG-Stichtag Ende 2022 zu erfüllen.
Online-Lösungen sollen nutzerfreundlich und barrierefrei sein
Höchste Priorität sehen die befragten Verwaltungsexperten darin, die Interaktion mit dem Antragsberechtigten bestmöglich zu gestalten. Damit zeigt die Befragung, dass die deutsche Verwaltung durchaus bürger- und unternehmensorientiert denkt. 68 Prozent der Befragten äußerten zudem, dass bei der Gestaltung der Interaktion mit Bürgern und Unternehmen die Aspekte Nutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit besonders relevant sind.
Weiche Faktoren sind wichtig für den Erfolg
Die Befragung zeigt darüber hinaus, dass die Behörden die anstehende Digitalisierung ganzheitlich betrachten. Im Zuge technologischer Veränderungen wollen sie auch ihre Mitarbeiter auf neue Arbeitsweisen vorbereiten. Zu den größten Herausforderungen (83 Prozent der Befragten) zählt dabei das Akzeptanzmanagement dicht gefolgt von der Organisationskultur (71 Prozent). Die Teilnehmer sehen zudem mehrheitlich die Notwendigkeit, die eigenen Personalbedarfe qualitativ (Kompetenzen) und quantitativ zu überprüfen und ggf. anzupassen.
Es zeigt sich aus Sicht von Materna und Infora auch ein bedenklicher Aspekt: Nur 34 Prozent sehen eine hohe Relevanz für Datenschutz und IT-Sicherheit bei Umsetzung des OZG.
Die Daten laufen lassen
Wenn die OZG-Umsetzung gelingt, hat das für Bürger und Unternehmen zahlreiche Vorteile. So entfallen die Wartezeiten auf dem Amt, da das Internet rund um die Uhr geöffnet ist. Formulare lassen sich elektronisch deutlich komfortabler ausfüllen. Ein zentrales Nutzerkonto könnte künftig alle Stammdaten speichern, die sich dann auch für andere Anträge leicht übernehmen lassen. Aber auch Behörden untereinander können schneller Daten eines Antragstellers austauschen – das berühmte von „Pontius zu Pilatus laufen“ hat damit ein Ende. Freuen Sie sich also auf die digitale Behördenzukunft, die zum Ende des Jahres 2022 Realität werden wird.
Materna und Infora helfen mit
Um es so weit zu bringen, helfen die Experten von Materna und Infora tatkräftig bei der Umsetzung, und zwar über die gesamte Wertschöpfungskette: Angefangen bei den OZG-Fachkonzepten (hier werden der Antragsprozess mit Schnittstellen modelliert und optimiert, die Rollen- und Rechte der Antragsteller sowie die jeweilige Daten- und Informationssicherheit definiert), über die Gewährleistung der Nutzerfreundlichkeit (UX-Design) und Barrierefreiheit bis hin zur technischen Umsetzung der Antragsprozesse mittels Formular-Management (FMS). Und auch bei den an die Antragstellung anknüpfenden rein verwaltungsinternen Prozesse (inkl. Automatisierungen), bei der rahmenden Organisationsentwicklung sowie bei der Projektsteuerung hin zur digitalen Verwaltung beraten und unterstützen Materna und Infora, um einen nachhaltigen Mehrwert für Bürger, Wirtschaft und Verwaltung zu schaffen.
Aktuell sind Materna und Infora bereits in zahlreichen OZG-Projekten auf Bundes- und Landesebene tätig: In einem Projekt für die Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung etwa wurde die sogenannte „Fisch-Etikettierung“ im Rahmen des OZG digitalisiert. Die Aufnahme einer neuen Handelsbezeichnung in das entsprechende Verzeichnis kann nun digital beantragt werden, wodurch Firmen ihre neuen Fischprodukte erheblich schneller auf den Markt bringen können. Für eine nachgeordnete Behörde des Bundesministeriums für Verkehr und digitale Infrastruktur setzen Materna und Infora derzeit die OZG-Umsetzung von ausgewählten Anträgen um. Auf Landesebene ist der Konzern im OZG ebenfalls vielfach aktiv, unter anderem beim Gewerbeserviceportal des Landes NRW.
