Ein Treiber für mehr strategisches Personal-Management in der Verwaltung ist der demographische Wandel. Ob junge Talente oder erfahrene Mitarbeiter – sie alle benötigen moderne IT-Lösungen, um an der digitalen Transformation teilnehmen zu können.
Deutschlandweit führt die digitale Transformation zu einem Wandel in den Personalabteilungen. Das gilt auch für die öffentliche Verwaltung: Hier werden Prozesse digitalisiert, neue Aufgabenschwerpunkte definiert und Instrumente für das Personalmanagement neu ausgerichtet. Der Aufwand für die zunehmend automatisierte und künftig durch Algorithmen abbildbare „rein administrative“ Personalverwaltung wird zurückgehen. Dahingegen steigt der Aufwand deutlich bei strategischen und vorausschauenden Aufgaben, die mit Rekrutierung, Aus- und Weiterbildung, mit Wissens-, Talent-, Gesundheits- und Veränderungsmanagement zusammenhängen.
Das hängt auch mit der demografischen Entwicklung zusammen: Jeder vierte Beschäftigte im öffentlichen Dienst ist über 55 Jahre alt und wird in den nächsten Jahren in den Ruhestand gehen. Dies führt zu einem massiven Verlust an Mitarbeitern, Talenten, Wissen, Erfahrungen und Innovationskraft. Für weitere maßgebliche Veränderungen sorgen die E-Government-Gesetzgebungen wie zum Beispiel das Onlinezugangsgesetz und damit verbunden die Themen IT-Sicherheit, Datenschutz und Prozessmanagement. Verwaltungen müssen daher kurzfristig handeln und sich Zukunftstechnologien erschließen.
Generell muss die Verwaltung das Personalmanagement stärker in die allgemeine Verwaltungsmodernisierung und Digitalisierungstransformation einbetten. Prozesse für das Personalmanagement sollten optimiert und automatisiert werden. Das macht die Verwaltung agiler und transparenter.
Die Aufgabenlast und die Anforderungen an Personaler steigen kontinuierlich. Hierbei sind auch gesetzliche und tarifliche Vorgaben, wie z. B. EU-DSGVO, Rückkehrrecht auf Vollzeit, Befristungen und Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst, zu berücksichtigen. Demgegenüber stehen knappe Ressourcen in den Personalabteilungen und der demographische Wandel. Zudem wird der Personalbereich zunehmend in Shared Service Centern konsolidiert und die Personalabteilungen werden zu internen Dienstleistern für die Fachabteilungen. Dies soll Prozesskosten minimieren, Prozesslaufzeiten verkürzen und die Servicequalität steigern.
Sechs Handlungsfelder zeigen, wie sich das Personalmanagement in der Verwaltung modernisieren sollte.
1. Anforderungen an die Organisation
Generell muss die Verwaltung das Personalmanagement stärker in die allgemeine Verwaltungsmodernisierung und Digitalisierungstransformation einbetten. Prozesse für das Personalmanagement sollten optimiert und automatisiert werden. Das macht die Verwaltung agiler und transparenter.
2. Anforderungen im Personalbereich
Die Aufgabenlast und die Anforderungen an Personaler steigen kontinuierlich. Hierbei sind auch gesetzliche und tarifliche Vorgaben, wie z. B. EU-DSGVO, Rückkehrrecht auf Vollzeit, Befristungen und Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst, zu berücksichtigen. Demgegenüber stehen knappe Ressourcen in den Personalabteilungen und der demographische Wandel. Zudem wird der Personalbereich zunehmend in Shared Service Centern konsolidiert und die Personalabteilungen werden zu internen Dienstleistern für die Fachabteilungen. Dies soll Prozesskosten minimieren, Prozesslaufzeiten verkürzen und die Servicequalität steigern.
3. Anforderungen als attraktiver Arbeitgeber
Bei Bewerbern stehen eine gute Work-Life-Balance sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ganz oben auf der Wunschliste. Ein zeitgemäßes Arbeitszeitmanagement und flexible Arbeitszeitmodelle zahlen darauf ein. Dazu gehören Arbeitsformen wie Vertrauensarbeitszeit und Telearbeit, eine moderne Arbeitsplatzausstattung und Führungskultur. Bewerber werden mit neuen Formaten der Rekrutierung adressiert, etwa über Social Media-Kanäle. Der gesamte Rekrutierungsprozess muss bewerberorientiert ablaufen. Erst mit einem durchgängigen Employer Branding positioniert sich die Verwaltung als attraktiver Arbeitgeber.
4. Anforderungen an Personalentwicklung und -rekrutierung
Die Lernkultur hat sich verändert. Arbeitsprozessnahes und teambezogenes Lernen dominieren die Aus- und Weiterbildung. Das Schlagwort ist lebenslanges Lernen. Dazu gehören auch neue Schulungsformate wie E-Learning, Blended Learning, Virtual und Augmented Reality und Serious Games.
5. Den Wandel aktiv gestalten
Personalarbeit wird zum strategischen Thema. Einführungs-, Akzeptanz- und Change-Management gewinnen stärker an Bedeutung. Mitarbeiter müssen bei Transformationsprozessen aktiv beteiligt und mitgenommen werden. Hinzu kommen ein verstärktes Arbeiten in kleinen Teams und projektbezogene Tätigkeitsfelder. Internes und externes Personalmarketing werden wichtiger.
6. Moderne IT-Systeme für die öffentliche Verwaltung
Fortschrittliches Personalmanagement erfordert moderne IT-Lösungen auf allen Ebenen: bei der Bewerberansprache, bei der Personalverwaltung sowie bei der technischen Infrastruktur. Dazu zählen u. a. Personalmanagement-Systeme, digitale Personalakten, Wissensmanagement und Portale, Schnittstellen, Migration und Integration in Fachverfahren, aber auch Technologien wie Chatbots, Künstliche Intelligenz und entscheidungsunterstützende Analytics.
Mehr zu strategischem Personalmanagement in Teil 2 und 3 unserer dreiteiligen Blog-Reihe:
Teil 2: Mit Change-Management den Wandel aktiv gestalten
Teil 3: Mit Bildung 4.0 die Verwaltung modernisieren
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