Neuer Job, neue Aufgaben, neue Kollegen – die ersten Wochen an einem neuen Arbeitsplatz sind eine große Herausforderung – sowohl für den neuen Mitarbeiter als auch für das Team. Denn wer einen neuen Mitarbeiter einarbeitet, kann währenddessen nicht seiner eigentlichen Tätigkeit nachgehen. Dass die Integration trotzdem effizient funktioniert, ist auch im Interesse des Arbeitgebers. Digital Onboarding kann dabei helfen.
Onboarding, abgeleitet vom englischen Ausdruck „taking on board“, meint die gezielte Integration neuer Kollegen in die Arbeitsprozesse. Wie Digital Onboarding funktionieren kann, zeigt dieses (fiktive) Beispiel:
Es ist Montag, 8.30 Uhr, Max Mustermann beginnt seinen neuen Job als Bürokaufmann und meldet sich am Empfang. Dort wird er von Marion Musterfrau abgeholt. Sie ist in den kommenden Wochen seine Patin und erste Ansprechpartnerin für Max Mustermann. Nach einer kleinen Führung durch die Firma mit Vorstellung der neuen Kollegen geht es direkt an den neuen Arbeitsplatz. Ein Rechner steht einsatzfertig bereit, seine E-Mail-Adresse ist eingerichtet, ebenso der Zugang zum Digital Onboarding.
Marion Musterfrau erläutert ihrem Schützling den grundsätzlichen Aufbau der Oberfläche, der Rest ist selbsterklärend. Hier wird Max Mustermann in einem Video von der Unternehmensleitung begrüßt, erhält wichtige Informationen zu den Unternehmensrichtlinien, dem Umgang mit dem Intranet und viele weitere nützliche Tipps die ihm den Einstieg in die neue Arbeitswelt erleichtern. So bekommt er Informationen darüber, wie etwa Urlaub beantragt wird oder welche Kollegen ihm bei bestimmten Fragen als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Max Mustermann ist erleichtert. Die vielen Informationen, die an seinem ersten Arbeitstag und an den folgenden auf ihn einprasseln, wird er sich nicht alle merken können. Aber dafür kann er sie ja nun abrufen. Jederzeit, wann immer er sie braucht.
Die Chancen stehen gut, dass Max Mustermann seiner neuen Firma lange treu ist. Studien haben ergeben, dass rund zwei Drittel der Mitarbeiter, die ein strukturiertes Onboarding durchlaufen, drei Jahre oder länger im Unternehmen bleiben. Sie sind motivierter, finden sich schneller in ihre neuen Aufgaben ein und können sich leicht über Prozesse und ihre Wechselwirkungen informieren. Umso erstaunlicher ist es, dass rund 70 Prozent der Unternehmen in Deutschland keinen formalen und einheitlichen Prozess zur Einarbeitung von Mitarbeitern haben, wie eine Studie der Non-Profit-Organisation Towards Maternity (https://towardsmaturity.org/2015/03/04/5-ways-to-improve-your-onboarding-using-blended-learning/) ergeben hat.
Noch ein Tipp, von unserer Expertin Nina Moeller, Leiterin für digitales Lernen und Konzeption bei Materna TMT: „Um ein gelungenes Onboarding zu gewährleisten, sollten Unternehmen nicht ausschließlich auf Digital Onboarding setzen. Neben einer fachlichen Einarbeitung ist auch die soziale Komponente wichtig. Hier spielen Konzepte wie ‚Welcome‘-Veranstaltungen und Patenschaften immer noch eine wichtige Rolle.“
Mehr zum digitalen Onboarding der Materna TMT gibt es hier.
