Besonders bei Prozessen, die auf Papier basieren, ist Robotic Process Automation (RPA) eine große Hilfe. RPA kann durch die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) und festgelegten Prozessen viel mehr als die heute verbreitete Zeichenerkennung. Davon profitieren sowohl Prozesse zum Kunden als auch interne Abläufe. Und oft geht es dabei um Routinen, die kein Mitarbeiter wirklich gerne macht.
Den meisten Mitarbeitern ist sie ein Graus: die Reisekostenabrechnung. Belege müssen gescannt, erfasst und kategorisiert werden. Im besten Fall hilft ein System dabei, beim Hotel gleich das Frühstück abzuziehen, die Bewirtungskosten korrekt zu berechnen oder die Tagespauschalen richtig aus einer Datenbank abzurufen. Eine unproduktive Tätigkeit, die aber erledigt werden muss. Durch die geringe Motivation ist der Prozess zudem sehr fehleranfällig, oft sind die Mitarbeiter nicht ganz bei der Sache. Dann sind Rückfragen durch die Personalabteilung nötig, es entstehen Kosten und Aufwände.
Derartige Abläufe gibt es in jedem Unternehmen in großer Zahl. RPA kann hier die Mitarbeiter entlasten, Fehler verhindern und die Reisekostenabrechnung automatisch in die Freigabeprozesse steuern. Der Mitarbeiter muss nur seine Belege mit dem Smartphone fotografieren und an das RPA-System übergeben. Dieses erkennt automatisch die Rechnungsart, kategorisiert diese entsprechend, verarbeitet sie und erstellt dann die Reisekostenabrechnung. Das Frühstück im Hotel ist korrekt abgezogen, die Tagespauschalen je nach Land und Stadt korrekt eingerechnet. Die fertige Abrechnung wird dem Mitarbeiter als Vorschlag vorgelegt. Sobald dieser damit zufrieden ist, geht die Abrechnung in den Freigabeprozess. Und mündet dann in der Zahlungsanweisung.
Ebenso unpopulär sind viele Kundenprozesse. Zum Beispiel die Prüfung, ob die Forderung eines Versicherungsnehmers nach Zuschuss für seinen Zahnersatz auch vom individuellen Vertrag abgedeckt wird. Meist kommt der Antrag per Brief. Die Daten müssen in den Systemen erfasst, mit den Vertragsdaten abgeglichen und anhand der Historie des Kunden auf Dubletten überprüft werden. Es müssen Genehmigungsprozesse angestoßen und gegebenenfalls noch weitere Daten wie etwa die Bankverbindung für die Erstattung angefordert werden. Das alles kann RPA übernehmen. Fehlen fakultative Daten, kann die RPA-Lösung automatisch eine Mail oder einen Brief an die Kunden veranlassen. Einfache Fälle kann das System dank künstlicher Intelligenz weitgehend selbstständig prüfen und dann zur Genehmigung vorlegen. Ist die Vertragslage nicht so eindeutig oder die Forderung nicht ganz plausibel, steuert der Software-Roboter diesen Vorgang an einen menschlichen Sachbearbeiter aus.
So haben die Mitarbeiter mehr Zeit, sich um Dinge zu kümmern, die wirklich wichtig sind. Ein Nebeneffekt: Immer öfter stößt das Wachstum der Unternehmen an personelle Grenzen. Mitarbeiter sind besonders für Querschnittsfunktionen wie Expense Management schwer zu finden. RPA hilft dabei, dass in vielen Funktionen keine neuen Mitarbeiter benötigt werden, sondern das vorhandene Personal mehr Aufgaben in der gleichen Zeit bewältigt.
Sie möchten mehr über RPA wissen? Dann lesen Sie unsere Broschüre „Ratgeber RPA – Kollege Roboter hilft“. Hier geht es zum kostenlosen Download der Broschüre.
Weitere Beiträge zum Thema RPA finden Sie auf unserem Blog:
Zum Beitrag: Die richtigen Prozesse für Robotic Process Automation (RPA)
Zum Beitrag: Roboter oder Schnittstelle?
