Robotic Process Automation (RPA) ist dabei, sich für viele Automatisierungsaufgaben als Mittel der Wahl zu etablieren. Zurecht, denn RPA ist einfach zu nutzen und fast universell einsetzbar. Doch hat auch der herkömmliche Integrations- und Automatisierungsansatz über Schnittstellen einige Vorzüge. Für eine durchgängige Automatisierung der Prozesse End to End ist es meist sinnvoll, beide Technologien gezielt zu kombinieren.
RPA simuliert Benutzeraktionen am Rechner und kann so Routineaufgaben selbstständig ausführen. Dazu wird RPA durch künstliche Intelligenz (KI) unterstützt. Da RPA quasi die Oberflächen der Anwendungen nutzt, ist diese Methode universell, Anwendungen müssen nicht angepasst werden. Deswegen ist es relativ einfach, RPA einzuführen und zu nutzen. Zudem steht bei vielen RPA-Lösungen eine eigene, intuitive Oberfläche zum Prozessdesign zur Verfügung, mit denen die Fachbereiche selbst einfache Automatisierungen vornehmen können.
Dem gegenüber steht die herkömmliche Automatisierung über Schnittstellen. Diese Schnittstellen sind nicht bei jeder Anwendung vorhanden, sie müssen oft entwickelt und implementiert werden. Dafür ist einiges an Expertise notwendig, entsprechend hoch sind die Kosten. Besonders bei Altanwendungen und Eigenentwicklungen kann der Aufwand in manchen Fällen den Nutzen übersteigen. Auf der Habenseite hingegen steht, dass die Automatisierung über Schnittstellen sehr viel performanter ist als über RPA. Denn letztlich werden nur Daten zwischen den Systemen ausgetauscht. Vor allem bei hohen Workloads ist das ein wichtiger Aspekt.
Auch arbeiten die Schnittstellen deutlich zuverlässiger: Sie sind Backend-orientiert, Änderungen am Frontend schlagen hier nicht durch. Bei RPA-Lösungen muss die Automatisierung angepasst werden, wenn sich Eingabemasken ändern. Muss jedoch der Prozess geändert werden, hat RPA die Nase vorn. Kleinere Anpassungen können meist durch die Fachabteilung selbst vorgenommen werden. Um die Prozesse bei der Schnittstellen-basierenden Automatisierung zu ändern, sind Fachleute gefragt. Auch ist hier mit deutlich mehr Vorlauf zu rechnen, Ad-Hoc-Änderungen sind eher selten möglich.
Die Unterschiede spiegeln sich bei den Kosten wider. Da RPA weniger Expertenwissen benötigt und schneller implementiert werden kann, ist der Ansatz in der Regel erheblich günstiger – zumal, wenn die Anwendungen nicht über vordefinierte Schnittstellen verfügen und diese erst geschaffen werden müssen. Zusammen mit der hohen Flexibilität und der einfachen Implementierung ist RPA also überall dort zuhause, wo Prozesse und Anwendungen einer gewissen Dynamik unterliegen und gleichzeitig keine extremen Workloads auftreten. Somit ergänzt RPA die herkömmliche Automatisierung um eine einfache, leicht anpassbare Komponente, die viele Automatisierungslücken in den Prozessen schließen kann. Werden beide Ansätze in einer zentralen Orchestrierung zusammengefasst, steht der Automatisierung End to End in Front- und Backend nichts mehr im Wege.
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Zum Beitrag: Die richtigen Prozesse für Robotic Process Automation (RPA)
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