Während das Onlinezugangsgesetz (OZG) bisher den größten Fokus auf die Bürgersicht gelegt hat, wird der Blick nun zunehmend auf die internen Verwaltungsabläufe ausgeweitet. Der Schlüssel zu smarten verwaltungsübergreifenden digitalen Prozessen liegt in der Modernisierung der Registerlandschaft. Was steckt dahinter?
Melderegister, Personenstandsregister, Handelsregister, Vereinsregister, Grundbücher, Waffenregister, Klageregister, Emissionshandelsregister, Arztregister, Binnenschiffsregister, … Unmengen an Daten von Personen und Organisationen liegen mehrfach in Registern wie diesen. Nur durch die behördenübergreifende Nutzbarmachung von Registerdaten lässt sich die öffentliche Verwaltung ganzheitlich modernisieren.
Die Registermodernisierung schafft die technische Basis für die verlässliche Vernetzung zwischen Behörden und der Europäischen Union sowie längerfristig gesehen auch für die potenzielle Einbindung der Wirtschaft. Das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) gibt dabei den Rahmen für die Einführung eines registerübergreifenden Identitätsmanagements vor. Hier ist festgelegt, dass die Steuer-ID als eindeutiges übergreifendes Ordnungsmerkmal dienen soll, um Daten zu einer Person abrufen zu können. Auf dieser Grundlage erfolgt vor der Datenweitergabe von einem Register in Richtung einer datenabrufenden Stelle der Identitätsdatenabgleich (IDA). Essentiell ist, dass die Bürger:innen ihre Datenhoheit behalten, d.h. ihre Daten nicht ohne ihr Einverständnis abgerufen oder weitergegeben werden. Die Einführung eines Datenschutzcockpit gewährleistet diese Datenhoheit und schafft Transparenz über die Datenwege. Auf einer zentralen Plattform sollen zukünftig Genehmigungen für die Nutzung von Daten erteilt und eine Historie eingesehen werden. Der große Vorteil für Antragstellende liegt im Once-Only-Prinzip: Sie können nach nur einmaliger Registrierung ihre Daten überall einfach nutzen.
Drei Aspekte der Registermodernisierung
Vom kommenden OZG-Folgegesetz erwarten wir eine enge Verzahnung mit den Zielen der Registermodernisierung. So könnten die organisatorischen Grundlagen für erfolgreiche Ende-zu-Ende digitalisierte Prozesse gelegt werden. Neben den im OZG priorisierten Lebenslagen sollten aus Sicht des Registermodernisierungsgesetzes zuerst die Prozesse um die Top 18-Register im Mittelpunkt stehen. Dazu zählen beispielsweise Melderegister, Personalausweisregister, Gewerbezentralregister, die Versichertenkonten der Rentenversicherungsträger und das zentrale Fahrzeugregister.
Auf der technischen Seite sollten einheitliche Strukturen sowie Standards und Schnittstellen für den Datenaustausch geschaffen werden. Eine Art Datenautobahn ist bereits mit dem Once-Only-Technical-System (OOTS) im Aufbau. Neben den Voraussetzungen für die Interoperabilität zwischen den verschiedenen Registern können die Behörden dann ihre jeweiligen Register auf Basis eigener Technologien digitalisieren oder modernisieren und um relevante Informationen für den Datenaustausch ergänzen.
Der dritte Aspekt betrifft die fachliche Seite. Jede Behörde sollte zunächst entscheiden, welche Prozesse relevant sind und diese Prozesse als erstes durch die Anbindung an den Identitätsdatenabgleich IDA modernisieren. Das Ziel sind durchgängige Ende-zu-Ende-Prozesse, die für die Bürger:innen kürzere Wartezeiten bedeuten, aber auch die Verwaltungsarbeit in Zukunft vereinfachen. Dank der digitalen Prozesse lassen sich Fachkräftemangel und Folgen des demografischen Wandels in der Verwaltung abmildern und Mitarbeiterressourcen effektiver einsetzen.
Materna hat in den vergangenen Jahren ein umfassendes Verständnis für die Anforderungen an Register aufgebaut. Zum Portfolio gehören neben der Entwicklung und Modernisierung von Registern insbesondere die Entwicklung und Modernisierung von Fachverfahren – gerade im Zusammenhang mit vielen OZG-Dienstleistungen – die Einführung von Portal-Lösungen und Integration von E-Akten.
Nach unserem Blick in Deutschlands Registerlandschaft kümmern wir uns im nächsten Beitrag dieser Reihe um ein völlig anderes Thema, das jedoch auch mit dem Onlinezugangsgesetz und der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung zu tun hat: UI-Design unter Berücksichtigung von UX-Gesichtspunkten.
