Mit Change- und Akzeptanz-Management zu erfolgreichen IT-Projekten

Veränderungen gehören auch zum Arbeitsleben dazu. Doch sind sie nicht immer einfach. Die von den Änderungen betroffenen Mitarbeiter reagieren sehr unterschiedlich. Von überrascht über skeptisch bis ablehnend reichen die Reaktionen. Damit große IT-Projekte bei der digitalen Transformation nicht scheitern, schafft ein professionelles Change- und Akzeptanz-Management gute Voraussetzungen.

Wie wichtig es ist, die Menschen bei der Einführung neuer IT-Produkte mitzunehmen und auf ihre Fragen, Bedenken und Vorschläge einzugehen, zeigen nüchterne Zahlen aus dem Projektgeschäft. 50 Prozent der Change-Projekte im IT-Bereich werden deutlich teurer als geplant oder fallen aus dem zeitlichen Rahmen. Jedes fünfte Vorhaben wird sogar abgebrochen. Ein wesentlicher Grund für das Scheitern stellt die fehlende kommunikative Begleitung dar.

Im Zuge der digitalen Transformation herrscht in Unternehmen und Behörden eine regelrechte Digitalisierungswelle. Allerorts werden neue IT-Lösungen, beispielsweise SAP-Systeme oder elektronische Akten, eingeführt. Nina Moeller, Mediendidaktikerin und Change-Expertin bei der Materna-Tochter TMT, erklärt, wie man komplexe IT-Projekte zum Erfolg führt: „Die Verantwortlichen sollten nicht nur auf die technologischen Aspekte schauen, sondern den Menschen in den Mittelpunkt stellen. Die Mitarbeiter möchten verstehen, was da passiert und warum und fragen sich, welchen Nutzen sie für ihre Tätigkeiten haben.“

Eine anfängliche Skepsis gegenüber der Veränderung findet Nina Moeller ganz normal: „Zunächst sind Mitarbeiter oft geschockt. Das neue System abzulehnen oder zu hinterfragen ist eine verständliche emotionale Reaktion. Entscheidend ist, den Turnaround zu schaffen und den Blick nach vorne zu richten.“

Beteiligter statt Betroffener werden

Damit diese Wendung gelingt, gibt es eine etablierte Vorgehensweise mit fünf Komponenten:

1. Die Projektverantwortlichen vermitteln allen Beteiligten ihre Vision und Strategie.
2. Einzelne Mitarbeiter in den Organisationen werden zu Ansprechpartnern bzw. Multiplikatoren.
3. Es werden Möglichkeiten der Partizipation und Maßnahmen zur Motivation geschaffen.
4. Im Projekt werden Erfolge gemessen und erreichte Meilensteine gefeiert.
5. Nach der Umsetzung der Maßnahmen laufen die neuen Prozesse stabil und nachhaltig – das ehemals Neue wird Teil der Unternehmenskultur.

Jetzt geht’s los

Bevor ein Change-Projekt startet, sollten sich die Verantwortlichen bewusst für eine begleitende Kommunikation entscheiden, um das Thema glaubhaft voranzutreiben. Ist diese Entscheidung gefällt, gilt es, sich passende Formate (bspw. Erklärfilme, Motivationsansprachen oder Online-Tutorials) entlang eines Kommunikationsplans zu überlegen. Zu berücksichtigen ist dabei der Wissensstand der verschiedenen Organisationen in puncto Kommunikation. Während die einen bereits regelmäßig über unterschiedliche Kanäle informiert werden, fragen sich andere, warum sie plötzlich mit zahlreichen Informationen in unbekannten Formaten überrollt werden. Auch an dieser Stelle ist Transparenz und offene Kommunikation gefragt. Nach der Planung geht es dann endlich los. Für die Umsetzung hat die Expertin auch noch einen Tipp: „Einfach machen! Die Projektleiter sollten den Mut haben, neue Formate auszuprobieren. Wichtig ist, dass die Freude beim Lernen geweckt wird. Nur so wird der Change-Prozess zu einem wahren Lernerlebnis.“

Hören Sie das ganze Interview im Video zum Thema Change- und Akzeptanz-Management mit Nina Moeller.

Mehr zum Thema finden Sie bei uns im Web.