Mit Change-Management den Wandel aktiv gestalten

In der strategischen Personalarbeit stehen die Mitarbeiter an erster Stelle. Sie müssen bei allen Veränderungen und Transformationsprozessen aktiv beteiligt und mitgenommen werden. Hierzu braucht es ein aktives Einführungs-, Akzeptanz- und Change-Management.

„Man kann nicht nicht kommunizieren“. So lautet ein berühmter Satz des österreichisch-amerikanischen Kommunikationswissenschaftlers Paul Watzlawick aus dem Jahr 1969. Ob Watzlawick geahnt hat, wie rasant sich die Kommunikation im digitalen Zeitalter verändern wird? Damit der Mensch diese Veränderungen auch unbeschadet übersteht und Menschen den Wandel gerne vorantreiben, braucht es ein gutes Change-Management mit Change-Kommunikation. Was nützen neue IT-Systeme oder intelligente Assistenten, wenn wir nicht erkennen, wie sie uns helfen, den Job zu erleichtern? Denn letztlich ist es die Aufgabe moderner Technologien, einen wirtschaftlichen Mehrwert zu erwirken.

Hier ist Weitblick auch in den Führungsetagen der Verwaltung gefragt. Change-Projekte und Change-Kommunikation gelingen nur, wenn sie von der Leitungsebene getragen werden. Kernaufgabe ist es, den Change – also die zu erwartende Veränderung – und die Gründe dafür verständlich darzustellen. Das braucht Zeit. Wer schon einmal versucht hat, sein Verhalten zu verändern, weiß, dass festgefahrene Gewohnheiten nur über den Faktor Zeit veränderbar sind. Und mit Spaß bei der Sache fällt es natürlich auch leichter, Veränderungen zu begreifen und anzunehmen.

Technologien wie Virtual und Augmented Reality können hierbei hilfreiche Motivatoren sein. Sie tragen zu einem neuen und aufregenden Erlebnis für den Nutzer bei. Vereinfacht gesagt, wird hierbei die Realität mit der virtuellen Welt angereichert. So lassen sich Dinge erleben, die noch gar nicht existieren. Mitarbeiter können beispielsweise ein noch nicht vorhandenes neues Firmengelände virtuell betreten, wenn ein Umzug über Change-Kommunikation begleitet werden muss. Oder aber anders herum: die Realität wird um virtuelle Objekte ergänzt.

Veränderungsprozesse in acht Schritten adressieren

1. Motivation und Partizipation erzeugen: Welche Vorteile bringen denn die Neuerungen? Das ist die zentrale Frage, die sich jeder einzelne Mitarbeiter stellen sollte und für die das Change-Projekt die passenden Antworten liefern muss.
2. Change-Agenten involvieren: Die Auswahl des richtigen Führungsteams ist entscheidend für eine positive Kommunikation innerhalb der Verwaltung. Es sollten daher frühzeitig relevante Entscheider sowie Kompetenzträger eingebunden werden, die eine hohe Akzeptanz genießen und als Botschafter den Veränderungsprozess begleiten.
3. Ziele und Strategien kommunizieren: Wohin soll die Reise gehen und wie sieht das Management die eigene Organisation in zwei, drei oder fünf Jahren aufgestellt? Eine klare Zielvorgabe ist notwendig, um die dazu passende Strategie zu entwickeln und den Weg zu neuen Erfolgen aufzuzeigen.
4. Mögliche Stolpersteine identifizieren: Über Jahre hinweg funktionierende Strukturen, fest etablierte Routinen und gewohnte Prozesse werden plötzlich hinterfragt und sollen künftig nicht mehr gelten. Da werden sich beinahe automatisch Barrieren aufbauen, die den Veränderungsprozess verzögern können.
5. Mitarbeiter befähigen und ausreichend informieren: Für ein Change-Projekt ist ein kommunikatives Vakuum extrem gefährlich, denn so wird ein Nährboden für Gerüchte und Fehlinterpretationen geschaffen. Den Mitarbeitern und Führungskräften sollten daher alle notwendigen Fakten rechtzeitig zur Verfügung stehen über ein Mix an Kommunikationsmedien.
6. Erfolge messen und aufzeigen: Für die Motivation sind schnell erreichbare Zwischenziele hilfreich. Mit einer geschickten Auswahl von sicheren Erfolgen lässt sich zeigen, dass das laufende Projekt wie geplant funktioniert.
7. Veränderungsprozess stabilisieren: Eine kontinuierliche Kommunikation und Analyse der Zwischenziele steigert die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Die laufende Veränderung wird so zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags.
8. Nachhaltigkeit bewirken: Ist ein Change-Projekt tatsächlich jemals komplett abgeschlossen? Nachdem Veränderungen formal durchgeführt wurden, ist technisch gesehen ein großer Teil des Change-Projekts beendet. Jedoch sollten weiterhin Prozesse bestehen, um die formal definierten neuen Methoden dauerhaft zu etablieren und damit einen wirkungsvollen Wandel der Verwaltungskultur zu bewirken.

Materna unterstützt die Verwaltung mit strukturiertem Change-Management und führt gemeinsam die Veränderungsprozesse zum gewünschten Erfolg. Erfolgsrezept ist eine Kombination aus Konzeption, Beratung, Projekt-Management und Medienproduktion für die interne und externe Change-Kommunikation.

Mehr zu strategischem Personalmanagement in Teil 1 und 3 unserer dreiteiligen Blog-Reihe:

Teil 1: Strategisches Personal-Management in den Amtsstuben
Teil 3: Mit Bildung 4.0 die Verwaltung modernisieren.