Enterprise Architecture Management liefert die benötigte Governance, um Verantwortlichkeiten, Eskalationswege und Rollen zu beschreiben. Welche Chancen, Herausforderungen und Voraussetzungen eine flexible Organisationsstruktur mit sich bringt, lesen Sie im folgenden Beitrag.
In größeren Unternehmen begegnen sie einem immer wieder – hierarchische Organisationsdiagramme. Ganz oben steht das C-Level, dann gibt es Assistent:innen links und rechts, gefolgt vom Line Management, und dann entfaltet sich eine Struktur nach der anderen. Diese Diagramme werden oft als Motivationsinstrumente für Vorstellungsgespräche oder Karrieregespräche verwendet. Dennoch haben diese Artefakte ihre Berechtigung, wenn sie „richtig“ aufgebaut und genutzt werden. In der Sprache des Enterprise Architecture Managements (EAM) spricht man oft von Organisation, Location und Actors. Das beinhaltet im Wesentlichen, wie die Organisation mit ihren Standorten in Beziehung zu den Mitarbeitenden steht.
Aus meiner Erfahrung sollten solche Darstellungen viel wichtigere Fragen beantworten als Hierarchiestufen.
- Wer ist für welche Themen verantwortlich, und wer ist seine Vertretung?
- Wie lauten die Eskalationswege, wenn Themen nicht vorankommen oder sogar ignoriert werden?
- Wer definiert die Risiken und hat die Entscheidungsbefugnis sowie die Zeichnungsberechtigung?
- Wie wird das Personalwechselmanagement für jede Struktur definiert?
- Welche Aufgaben und Inhalte hat jede Rolle?
Die Antworten auf diese Fragen adressieren die tatsächlichen, täglichen Bedürfnisse jedes Mitarbeitenden. Sie können auch zu vielen anderen Themen führen, wie Geschäftsbausteinen, deren Fähigkeiten sowie allem rund um Datenentitäten und aktuelle und zukünftige Planungsprojekte. Das verdeutlicht, wie wichtig es ist, Organisationen auf ein Niveau zu bringen, das nicht auf alten und starren Hierarchiebäumen beruht. Es sollte offen dargestellt werden, wie jedes der wichtigsten Mitglieder der Organisation – den Mitarbeitenden – mit den jeweils alltäglichen Herausforderungen und Risiken umgeht.
Darüber hinaus hat diese Definition auch positive Auswirkungen auf weitere wichtige Themen:
- Kommunikation im und um das Team herum
- Mitarbeiterengagement und deren Zufriedenheit
- Widerstandsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit bei Strukturänderungen und Teamschwankungen
- Talentmanagement und die Entwicklung jeden einzelnen
Die Herausforderung
Wie überall gibt es auch hier einige Herausforderungen, die gemeistert werden müssen. Leider ist das Thema EAM in mittelständischen Unternehmen bis hin zu Großkonzernen in der Regel sehr oft politisch geprägt. Es erfordert viel Fingerspitzengefühl und Sensibilität im Umgang mit Menschen, um hier eine Neuausrichtung voranzutreiben.
In der EAM-Sprache betreten wir damit die Domäne der Business-Architektur, die sich auf sämtliche wichtigen Governance- und Compliance-Regeln stützt. Sobald man hier den ersten Schritt setzt, kommt man unweigerlich mit den Regelwerken in Berührung. Betriebsräte werden schnell aufmerksam und achten auf jede Veränderung in diesem Gefüge. Daher lautet meine Devise hier: Sichere dich ab und überprüfe Veröffentlichungen mehrfach, um potenzielle Fallstricke zu vermeiden.
Die drei wichtigsten Herausforderungen:
- Widerstand gegen Veränderung
- Upper bis Middle Management
- Komplexität und Vielfalt
Es gibt zahlreiche weitere Herausforderungen – dennoch sind gerade die ersten beiden, nämlich der Widerstand gegen Veränderungen und das dahinterliegende Management, die größten Knackpunkte. Veränderungen stoßen immer auf Widerstand. Mitarbeitende fühlen sich kritisiert oder haben das Gefühl, unter die Lupe genommen zu werden. Letzteres ist besonders heikel, da Mitarbeitende das Gefühl haben können, überwacht zu werden. Dadurch steht man schnell vor verschlossenen Türen. Gute Führungspersönlichkeiten sollten Kritik nicht persönlich nehmen und Veränderungen fördern – bei sich und im Team.
Die Chancen
Als EAM-Experte betrachte ich jede Herausforderung eher als Chance. Die größte und gleichzeitig wichtigste Chance lautet für mich „Aufbrechen von alten Strukturen“. Der Fokus liegt hierbei darauf, vorhandene Strukturen zu nutzen und zu optimieren, um Effizienz und Effektivität der Organisation zu steigern. Durch eine geschickte Anpassung und Verbesserung können bestehende Hierarchien und Strukturen besser auf die Bedürfnisse der Organisation und ihrer Mitarbeitenden abgestimmt werden.
Wir alle sind uns bewusst, wie wichtig und gleichzeitig herausfordernd eine gute und ausgewogene Kommunikation ist. Enterprise Architecture und der Block “Organisation, Locations und Actors” bieten viele Vorteile und Chancen für Unternehmen, ihren Mitarbeitenden transparente Strukturen zu vermitteln, ohne sie jedes Mal bei Mitarbeiterversammlungen oder -gesprächen auf die Agenda zu nehmen und weitere, tapetengroße Strukturen offenlegen zu müssen. Wenn jeder weiß, wer für etwas verantwortlich ist, könnten viele Wege verkürzt und Unsicherheiten vermieden werden.
Die Voraussetzungen
„Vertrauen ist wichtiger als Kontrolle“
Das Vertrauen auf C-Level-Ebene und in weiteren Führungsebenen sowie ihre aktive Unterstützung sind von entscheidender Bedeutung. Die Festlegung von Rollenbeschreibungen und Verantwortlichkeiten birgt oft Konfliktpotenzial. Hierbei ist sowohl Feingefühl als auch das notwendige Engagement erforderlich. Empfehlungen allein reichen nicht aus; es bedarf der Initiative, die Optimierungen anzustoßen und anschließend auch durchzusetzen.
Das COBIT-Framework zeigt hier einige Methoden auf, welche Gold wert sind, gerade was das Vorgehen angeht.
„Feedback annehmen und einbauen“
Es gibt nichts Schlimmeres, als Optimierungen durchzuführen und dann nicht bereit zu sein, Feedback anzunehmen. Man muss sich im Klaren sein, dass, sobald man Veränderungen einführt, die Möglichkeit besteht, dass man als der “Bad Boss” angesehen wird.
In solchen Momenten ist es entscheidend, die Ruhe zu bewahren. Das Feedback sollte stets positiv aufgenommen und dann sofort gefiltert, gruppiert und genutzt werden. Am besten integriert man das Feedback, um negative Meinungen in positive umzuwandeln.
Zusammenfassung
Das Aufbrechen von traditionellen Hierarchien zugunsten flexiblerer Organisationsstrukturen steht im Zentrum. Dabei werden hierarchische Organisationsdiagramme kritisch betrachtet und deren begrenzter Nutzen hinterfragt. Der Fokus liegt auf der Beantwortung wesentlicher Fragen, die den tatsächlichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht werden. Diese Fragen drehen sich um Verantwortlichkeiten, Eskalationswege, Risikodefinition, Personalwechselmanagement und Rollenbeschreibungen.
Die Integration von Business Architecture-Konzepten und von dem Block “Organization, Location, and Actors” unterstreichen die Bedeutung transparenter Organisationsstrukturen für die Mitarbeiterzufriedenheit und -effizienz.
Herausforderungen wie Widerstand gegen Veränderungen, Managementprobleme und die Bewältigung von Komplexität sollen als Chancen für Verbesserungen betrachtet werden. Vertrauen und aktive Führung auf allen Ebenen sollen als Voraussetzung für erfolgreiche organisatorische Veränderungen gesehen werden.
Die Wichtigkeit einer transparenten Kommunikation und die Integration von Feedback für die kontinuierliche Optimierung von Organisationsstrukturen soll immer klar im Vordergrund stehen.
