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Die richtigen Prozesse für Robotic Process Automation (RPA)

Die richtigen Prozesse für Robotic Process Automation (RPA)

Mit Robotic Process Automation (RPA) können Unternehmensprozesse deutlich einfacher automatisiert werden, als das bislang der Fall war. Allerdings sind nicht alle Prozesse gleichermaßen geeignet, um automatisiert zu werden. Vor allem beim Einstieg in diese Technologie kommt es darauf an, die richtigen Abläufe für RPA zu identifizieren, um schnell den Mehrwert für das Unternehmen darlegen zu können.

Das Gros der Unternehmen wird in den kommenden Jahren in irgendeiner Form RPA nutzen, da sind sich die Marktbeobachter sicher. Die Vorteile automatischer Prozesse liegen auf der Hand: Schnellere und fehlerfreie Abläufe bei Routineaufgaben, die Mitarbeiter können sich um die wirklich wichtigen Dinge kümmern, der Druck bei der Suche nach neuen Fachkräften sinkt. Mit RPA lassen sich Prozesse automatisieren, die bislang nicht mit wirtschaftlich vertretbarem Aufwand in die Welt der Software-Roboter zu übertragen waren.

Allerdings lassen sich nicht alle Abläufe im Unternehmen gleichermaßen gut mittels RPA automatisieren. Um bei der Einführung dieser Technologie schnelle Erfolge zu erzielen und so den Nutzen für das Unternehmen gegenüber den Fachbereichen, der IT und der Geschäftsführung nachvollziehbar zu machen, sind einige Vorüberlegungen notwendig. Dazu ist es hilfreich, sich zunächst die Funktionsweise von RPA vor Augen zu führen: Das eigentliche RPA-Tool ist ein Frame-Reader, der bei einer Anwendung Eingaben wie ein menschlicher Benutzer vornimmt. Dabei wird er von einer künstlichen Intelligenz unterstützt. Das RPA-Tool betrachtet also nicht den kompletten Prozess oder Teile davon. Es führt einzelne Schritte innerhalb des Ablaufs aus. Somit sollte RPA in eine übergeordnete Automatisierungsstrategie integriert sein. Aus dieser ergeben sich dann Fachbereiche oder Querschnittsprozesse, die besonders dringlich RPA-Unterstützung benötigen.

Nicht zu komplex, nicht zu trivial

Grundsätzlich ist Automatisierung immer dann besonders sinnvoll, wenn ein Prozess ohne Änderungen sehr oft durchlaufen wird. Reisekostenabrechnungen zum Beispiel oder die Übernahme von Daten aus einer Mail in ein verarbeitendes System. Dabei sollte bei den ersten Projekten darauf geachtet werden, dass die Prozesse nicht zu komplex sind. Denn mit der Komplexität steigt der Implementierungsaufwand; zudem wachsen die Ansprüche, die an die RPA-Lösung zu stellen sind. Gleichzeitig sollte der Prozess aber nicht zu einfach sein, denn dann ist der Mehrwert der Automatisierung fraglich. Die angemessene Komplexität sollte sich am Erfahrungsstand der IT und der Fachabteilungen mit Automatisierung orientieren.

Zudem sollten die Pilotprozesse eine gewisse Kritikalität aufweisen und mögliche Fehler der Mitarbeiter eine spürbare Auswirkung auf das Unternehmen haben. Denn RPA entlastet nicht nur die Mitarbeiter. Die Technologie hilft auch dabei, dass Prozesse ohne menschliche Fehler und Varianzen zuverlässig ablaufen.

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Besuchen Sie uns auch beim Digital Hub am 26. September 2019 in Stuttgart. Dort geht es um die Chancen und Einsatzbereiche von Robotic Process Automation und kognitiver Intelligenz.

Weitere Beiträge zum Thema RPA finden Sie auf unserem Blog:

Zum Beitrag: Robotic Process Automation: Wo der Roboter hilft
Zum Beitrag: Roboter oder Schnittstelle?

Schlagwörter: Digitalisierung der Arbeitswelt, Innovation und Technologie

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