Norbert SchuldtDie digitale Welt

Warum Microsoft SharePoint nicht nur ein besserer Datei Explorer ist

Soziale Netze, Cloud, Big Data und mobile Endgeräte prägen unsere Arbeitswelt und beeinflussen die Geschäftsprozesse der Unternehmen. Kompetenznetzwerke bilden die Grundlage, Wissen neu zu verknüpfen, Geschäftsprozesse enger zu verbinden und so neue Formen der Zusammenarbeit zu entwickeln. Wie genau soll das aussehen?

In der Beraterwelt ist die Antwort auf diese Frage einfach: Die Unternehmen brauchen ein Social Collaboration Portal, über das sie sich mit Kollegen und externen Partner austauschen und gemeinsam an Projekten arbeiten können. Das klingt erst einmal gut.

Doch wie soll das gemeinsame Arbeiten im Detail ausgestaltet werden? Und wird dies auch von den Mitarbeitern gewünscht? Oder ist es vielmehr der Wunsch des Managements, die Organisation effizienter zu machen, ohne dass die Mitarbeiter einen Mehrwert für ihr Tagesgeschäft erkennen?

Microsoft SharePoint Erweiterungen

In der Praxis zeigt sich leider zu häufig, dass Kollaboration von oben „verordnet“ ist. Dies hat weitreichende Folgen, wenn die Tragweite eines solchen Arbeitsmodells und vor allem seine Einführung nicht im Detail beleuchtet werden, wie das folgende Beispiel zeigt: Microsoft SharePoint wird pilotiert, damit die Mitarbeiter gemeinsam an Projekten arbeiten können. Ein Projektraum wird angelegt, in dem projektspezifisch Dokumente, Aufgaben und Termine verwaltet werden können. Gelegentlich wird der Projektraum um ein Diskussionsforum für den gegenseitigen Austausch ergänzt oder externe Partner werden eingebunden. Die Pilotgruppe berichtet von ihren positiven Erfahrungen und so wächst sehr schnell eine drei bis vierstellige Anzahl an Projekt- und Teamräumen heran.

Doch schon nach kurzer Zeit zeigt sich das Bild einer Projektraumwüste: Als einzig aktiv genutztes Pflänzchen liegen in der Dokumentenbibliothek Projektdokumente zur Bearbeitung in einer sauber hierarchisch abgelegten Ordnerstruktur, die kaum zu überblicken ist. Nach dem Mehrwert von SharePoint befragt, antworten die Anwender nicht selten „das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten und die zentrale sowie versionssichere Ablage“. Dies ist eine technische Errungenschaft, die sich ohne weiteres auch mit dem Datei-Explorer abbilden ließe. Für das Management bleibt die Frage nach dem Mehrwert und ob SharePoint nur die kostenintensivere Dateiablage mit Browser-Zugriff und Suche geworden ist.

In der jüngsten „SharePoint Anwender Studie 2016“ der Hochschulde der Medien in Stuttgart ist das Themenfeld „Dokumenten-Management bzw. Dateiablage“ mit 85 Prozent aktuell das mit Abstand am häufigsten genannte Einsatzszenario für SharePoint unter den knapp 250 befragten Unternehmen.

SharePoint macht Wissen für alle nutzbar

SharePoint darauf zu beschränken, wäre zu kurz gesprungen. Bei Kollaboration steht nämlich gar nicht zwingend das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten im Vordergrund. Vielmehr geht es darum, gesammelte Erfahrungen und gesammeltes Wissen gemeinsam nutzbar zu machen. So unterstützen sich Mitarbeiter gegenseitig bei einer effizienteren Bearbeitung ihrer täglichen Aufgaben. Wissensmanagement wird immer mehr zum Schlüssel für erfolgreiche Kollaboration. Diese gemeinsame Nutzung von Wissen zur Effizienzsteigerung unterteilt sich dabei in zwei Handlungsfelder.

1. Zum einen müssen Unternehmen das bereits vorhandene und dokumentierte Wissen systemtechnisch nutzbar machen. Hier spielt eine – in SharePoint enthaltene – intelligente Enterprise Search-Lösung eine wesentliche Rolle. Sie muss in der Lage sein, Informationen aus verschiedensten Systemen zu aggregieren und für den Anwender schnell und sinnvoll filterbar aufzubereiten. Denn ein Großteil des Unternehmenswissens ist bereits „irgendwo“ in der Systemlandschaft eines Unternehmens abgelegt. Sei es im Intranet, das nicht selten aus einer vier- bis fünfstelligen Anzahl von Inhaltsseiten besteht oder sei es in einer Vielzahl von Netzwerklaufwerken mit zig Tausenden von relevanten Dateien.

2. Zum anderen muss festgelegt werden, was unter dem Stichwort „Kollaboration“ überhaupt zu verstehen ist und welche Erwartungshaltung es an die einzelnen Mitarbeiter gibt. Geht es nur um das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten innerhalb eines Projektes? Gibt es diese Anforderungen in der Praxis überhaupt? Oder geht es auch darum, aktiv Wissen zu teilen, um sich so proaktiv in eine unternehmensweite Zusammenarbeit mit einzubringen? Gerade Letzteres erfordert für viele Mitarbeiter ein Umdenken und bedeutet eine Abkehr von althergebrachten Arbeitsweisen.

Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter in einem gut geplanten Change-Management-Projekt mit auf die Reise nehmen. Begeistern Sie Ihre Mitarbeiter für diese neuen Arbeitsweisen und verordnen Sie ihnen diese nicht wie eine bittere Pille. Denn der wesentliche Mehrwert für Unternehmen entsteht in der Effizienzsteigerung, in dem vorhandenes Wissen geteilt und für alle nutzbar ist.

Microsoft SharePoint bietet Funktionen für Dokumenten-Management, Content-Management, Suche, Integration von Drittanwendungen und vieles mehr. Damit ist es die ideale Plattform, um vorhandenes Wissen nutzbar zu machen, zu teilen und neues Wissen zu generieren. Es optimiert die Zusammenarbeit im Unternehmen und ist weit mehr als ein Datei-Explorer. Ob ein Social Collaboration-Projekt aber erfolgreich wird und mehr als das Explorer-Potenzial hebt, hängt also vor allem vielmehr vom Faktor Mensch ab.

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