Corinna SchoenbeckMenschen und Unternehmen

Mitarbeiter-Onboarding: Der erste Tag bei Materna

Wussten Sie, dass laut einer aktuellen Studie des Software-Unternehmens ServiceNow in etwa 46 Prozent der Unternehmen ab 500 Mitarbeitern das Mitarbeiter-Onboarding (= Einstellen und Integrieren von neuen Mitarbeitern durch ein Unternehmen) via E-Mail umgesetzt wird? Darüber hinaus bestätigte knapp jedes dritte befragte Unternehmen, dass bei diesem Prozess in der Regel zwischen fünf und zehn Abteilungen involviert sind. Im Durchschnitt sind zehn Aktivitäten (Telefonat, E-Mail, etc.) notwendig, damit das Unternehmen für den ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters gerüstet ist. (Quelle: Studie von ServiceNow, April 2015).

Dabei lassen sich diese Prozesse leicht vereinfachen und automatisieren. Das kurzfristige Einrichten eines Arbeitsplatzes habe ich bei Materna bisher schon öfters beobachtet. Wie machen die das nur?

Hier kommen Client- und Server-Management-Tools, wie DX-Union ins Spiel, die unter anderem auch das automatisierte Mitarbeiter-Onboarding vereinfachen. Dies funktioniert so:

Die Personalabteilung legt den neuen Mitarbeiter im System an. Dies geschieht entweder über eine Schnittstelle zu DX-Union oder über das DX-Union Service-Portal. Dadurch wird automatisch ein Prozess angestoßen, der dafür sorgt, dem neuen Mitarbeiter alle notwendigen Ressourcen zuzuordnen. Der neue Mitarbeiter wird in DX-Union angelegt und Gruppenmitgliedschaften, Netzlaufwerke und Drucker werden aufgrund seiner organisatorischen Zugehörigkeit zugewiesen.

Auf der technischen Seite läuft unterdessen folgendes ab: Der neue Mitarbeiter wird in der passenden Organisationsstruktur im Active Directory – dem Verzeichnisdienst von Microsoft – eingerichtet. In seinem Datensatz werden dabei z.B. auch Telefonnummer, Mail- und Post-Adresse eingetragen. Zusätzlich wird für die Mail-Adresse auch ein Exchange-Konto für den neuen Mitarbeiter eingerichtet. Der Arbeitsplatz des Mitarbeiters wurde damit komplett automatisiert eingerichtet und er ist nach wenigen Minuten in der Lage, sich an einem PC anzumelden und auf die ihm zugewiesenen Ressourcen zuzugreifen. Der neue Mitarbeiter erhält also in kürzester Zeit automatisiert alle notwendigen Ressourcen, die er für seine tägliche Arbeit benötigt.

Dieser Prozess funktioniert natürlich analog beim Wechsel einer Abteilung oder, fast noch wichtiger, beim Ausscheiden eines Mitarbeiters, bei dem ihm alle Ressourcen wieder entzogen werden.

Der erste Arbeitstag bei Materna? Einchecken – onboarden – loslegen!

Ein kleiner Einblick in den Prozess verrät ein Klick auf unser Video zum Mitarbeiter-Onboarding.