Andreas KohneDie digitale Welt

Immer auf dem Laufenden bleiben mit Wissens-Management

Mitarbeiter intensiv in die zentralen Geschäftsprozesse zu integrieren, ist eine wesentliche Aufgabe der Digitalisierung. Moderne Plattformtechnologien ebnen den Weg und lassen sich beispielsweise für das Wissens-Management einsetzen.

Das Wissen von Mitarbeitern ist im hochspezialisierten deutschen Mittelstand das zentrale Gut und wichtigste Ressource einer Firma. Diese einfache Tatsache wird leider oft nicht so behandelt. Daher kommt es zu Problemen bei der Suche nach Experten für bestimmte Themen, Wissen geht mit ausscheidenden Mitarbeitern unwiederbringlich verloren und die schnelle Suche nach einer wichtigen Antwort verläuft sich in unternehmensweiten E-Mail-Fluten.

Die Antwort auf dieses Dilemma ist eine zentrale Knowledge Management-Plattform. Sie sammelt an zentraler Stelle relevantes Wissen und macht es für alle verfügbar.

Einfache Ansätze dafür sind in den Unternehmen oftmals schon zu finden. Gerne werden hierfür Blogs und Wikis eingesetzt. Diese Systeme scheitern aber daran, dass Mitarbeiter den Mehrwert nicht sehen und sie daher nicht anwenden. Viele Mitarbeiter scheuen sich davor, ihr Spezialwissen zentral abzulegen oder sich auszutauschen, da sie befürchten, sich somit selbst überflüssig zu machen.

Damit aber alle von einer solchen Lösung profitieren, muss es einfach sein, das persönliche Fachwissen arbeitsbegleitend und ortsunabhängig zu erfassen. Egal, ob ein Mitarbeiter im Büro sitzt, oder nur schnell eine wichtige Produktinformation per Mobiltelefon einfügen möchte.

Genauso leicht muss eine kontextsensible Suche nach relevantem Wissen funktionieren. Diese sollte dabei auch noch die Rolle des Suchenden innerhalb des Unternehmens berücksichtigen. Ein Programmierer, der schnell eine Antwort zu einer neuen Entwicklungsumgebung benötigt, erwartet beispielsweise eine andere Detailtiefe als ein Abteilungsleiter, der für die Neubesetzung eines Projektes eine Übersicht seiner Experten benötigt.

Damit Wissen zentral gebündelt und verarbeitet werden kann, müssen die Mitarbeiter Anreize erhalten, sich an einer solchen Plattform zu beteiligen. Denn nur, wenn alle aktiv ihr Wissen teilen, annotieren und kommentieren, lässt sich eine solche Wissensplattform gewinnbringend einsetzen.

Eine Möglichkeit zur Mitarbeitermotivation ist beispielsweise der Einsatz von Gamification. Dabei werden Aktivitäten auf der Plattform erfasst und mit einem Punktesystem belohnt. Es ist angereichert mit Ergebnistabellen und kleinen Wettbewerben, was die Teilnahmebereitschaft an dem System spielerisch erhöht.

Um das Wissens-Management- Szenario abzubilden, ist Microsoft Office 365 eine ideale Plattform. Ein wichtiger Vorteil ist, dass nur noch eine zentrale Plattform eingesetzt wird, die im Backend die Kommunikation mit beliebigen Drittsystemen übernimmt. Damit lassen sich alle Anforderungen an einen modernen Arbeitsplatz umsetzen.

Schlagwörter: , , , ,