Der Government Suite Builder (GSB) ist das Content-Management-System der Bundesverwaltung, das bei zahlreichen Behörden im Einsatz ist. Als Special für unsere GSB-Kunden haben wir mit dem Blog-Beitrag Der Single-Point-Of-Administration eine kleine Reihe von fach-spezifischen Blog-Artikeln gestartet, in der wir Ihnen das GSB-Adminportal und seine Funktionen vorstellen möchten. In diesem Blog-Beitrag soll es um die GSB Newsletter-Funktion gehen, insbesondere um die Newsletter-Administration im GSB-Adminportal.
Die GSB Newsletter-Funktion in aller Kürze
Im GSB wird ein Dokument, das als Newsletter verschickt werden soll, als redaktionelles Dokument angelegt, inhaltlich bearbeitet und für den Versand an die Abonnenten einer Mailing-Liste gekennzeichnet. Bei der Publikation des Dokumentes startet dann automatisch der Versandprozess und der Inhalt wird in Form von Newsletter-Mails an die Abonnenten der zugehörigen Mailing-Liste verschickt.
Mailing-Listen als zentraler Bestandteil in der Newsletter-Administration
Mailing-Listen mit ihren Abonnenten sind die Basis für den Newsletter-Versand und somit auch zentraler Bestandteil der Newsletter-Administration, die Ihnen vielfältige Sichten und Funktionalitäten im Bereich des GSB-Newsletters zur Verfügung stellt. Neben der aktiven Verwaltung von Mailing-Listen mit ihrer optionalen Kategorisierung und den zugehörigen Abonnenten können Sie gebündelte Informationen zu einzelnen Versand-Aktionen abrufen oder sich anhand der Statistiken ein allgemeineres Bild von der Attraktivität der angebotenen Mailing-Listen machen.
In diesem Blog-Beitrag möchte ich Ihnen einige Funktionen der Abonnenten-Verwaltung, die Informationen zu einem durchgeführten Mailing sowie die themen-basierten Newsletter vorstellen.
Wie finde ich einen Abonnenten?
Im Normalfall melden sich Abonnenten auf Ihrer Website selbst für eine Mailing-Liste an. Dazu wird ein Anmelde-Formular auf der Website bereitgestellt, mit dem sich interessierte Nutzer unter Angabe ihrer E-Mail-Adresse für eine Mailing-Liste registrieren. Mit Bestätigung der E-Mail-Adresse im Rahmen des Double-Opt-In-Verfahrens durch den Nutzer wird das Abonnement anschließend aktiviert.
Die Newsletter-Administration bietet Ihnen eine einfache Möglichkeit, die Abonnenten zu verwalten, d.h. einen neuen Abonnenten zu einer Liste hinzuzufügen, einen vorhandenen Abonnenten zu bearbeiten oder diesen aus einer Mailing-Liste zu entfernen (vgl. Abbildung 1).
Häufig werden Support-Anfragen zum Status eines Abonnenten gestellt. Um einen Abonnenten bearbeiten zu können, ist es aber erstmal notwendig, den gesuchten Abonnenten überhaupt zu finden. Dazu steht Ihnen in der Newsletter-Administration eine einfache Suchmaske zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie den Abonnenten anhand des Namens oder der Email-Adresse suchen können. Für komplexere Suchanfragen können Sie die Suchmaske erweitern und anschließend bspw. eine Filterung nach dem Abonnementstatus, dem Anmeldedatum, dem Bounce-Score oder den abonnierten Attribut-Werten oder weiteren optionalen Suchkriterien vornehmen.
In der Regel erfolgt die Suche nach Abonnenten in einer konkreten Mailing-Liste. In Ihrem Arbeitsalltag werden Sie bestimmt auch schon Anfragen von Abonnenten kennengelernt haben, die um Unterstützung beim Newsletter-Abo auf ihrer Website bitten und die Angabe des konkreten Newsletters vergessen. Viele GSB-Websites bieten aber mehr als einen Newsletter an. Um unnötige Rückfrage zu vermeiden, können Sie in der GSB-Newsletter Administration auch listenübergreifend nach Abonnenten suchen.
Wie bekomme ich Informationen über die durchgeführten Mailings?
In unseren GSB-Site Administrator Schulungen berichten uns die angehenden Site Administratoren, dass sie im redaktionellen Alltag bei bereits durchgeführten Mailings im Nachgang manchmal noch einmal gebeten werden, zusätzliche Informationen zu den Mailings zu liefern. Dazu bietet Ihnen die Newsletter-Administration über den Reiter Statistik konsolidierte Informationen über einen frei auswählbaren Zeitraum. Zusätzlich können Sie Daten über durchgeführte oder gerade im Versandprozess befindliche Mailings abrufen (vgl. Abbildung 2). Zu jeder Mailing-Liste sind im Übersichtsprotokoll der Mailings die wichtigsten Punkte eines Mailings wie z.B. der Start- und Endzeitpunkt des Versandes oder die Empfängeranzahl, tabellarisch aufgeführt. Das zu einem Mailing gehörende Versandprotokoll bietet Ihnen darüber hinaus detaillierte Informationen zu einem Mailing und die Möglichkeit, den Inhalt sowie die Empfänger mit ihrem Versandstatus genauer zu analysieren.
Ein themenbasierter Newsletter, geht das?
Wenn Sie auf Ihrer Website bzw. in Ihrem Newsletter verschieden Spezialthemen anbieten, deren Inhalte nicht alle Abonnenten gleichermaßen interessieren, können Sie in der Newsletter-Administration ihre Mailing-Liste auch kategorisieren, um einen themenbasierten Newsletter zu realisieren. Abonnenten können dann bei der Anmeldung an der Mailing-Liste auswählen, welche der angebotenen Themen für sie relevant sind.
Redakteure ordnen das Newsletter-Dokument den inhaltlichen relevanten Themen zu, woraufhin beim Versand des Newsletters nur diejenigen Abonnenten einer Mailing-Liste als Empfänger berücksichtigt werden, für die eine Übereinstimmung mit ihren abonnierten Themen besteht.
Die Kategorisierung bietet somit die Möglichkeit, innerhalb einer Mailing-Liste verschiedene Abonnenten-Interessen flexibel von Mailing zu Mailing ansprechen zu können. In der Newsletter-Administration können Sie sich über die Beliebtheit der einzelnen Themen anhand der Kategorie-Statistik informieren (Abbildung 3).
Damit sind wir mit der Vorstellung der für diesen Blog-Beitrag ausgewählten Newsletter-Funktionalitäten bereits am Ende und ich hoffe, dass ich Ihnen einen ersten Eindruck über die Newsletter-Administration vermitteln konnte. Falls Sie nun noch offene Fragen zur Newsletter-Administration haben oder Sie weitere Informationen rund um das GSB-Adminportal benötigen, nutzen Sie bitte einfach das Feedback-Formular.
