Christine SiepeDie digitale Welt

Ein neues Intranet

Ein neues Intranet soll her. Das bisherige ist in die Jahre gekommen, die Technologie nicht mehr Up-to-Date und auch das Auffinden der Inhalte wird immer schwieriger. Über die Jahre waren immer neue Navigationsebenen ergänzt worden, ohne die gesamte Struktur anzupassen. So oder ähnlich geht es vielen Unternehmen. Das lässt sich nicht ganz vermeiden. Denn ein Unternehmen ist ein lebender Organismus und die eingesetzten Technologien warten mit immer mehr neuen, nützlichen Funktionen auf.

Wenn, wie bei vielen Unternehmen, bei der Einführung eines neuen Intranet, kein Stein auf dem anderen bleibt, ist gute Planung die halbe Miete. Anforderungen gehören genau analysiert, abgewogen und entschieden. Ganz wichtig: Sie gehören präzise dokumentiert. Wie sollen Projektmitarbeiter sonst wissen, welche Ziele verfolgt werden und was zu tun ist? Intranet-Projekte sind oft interdisziplinär besetzt. Verantwortlich für Inhalte und Funktionen ist die Marketing-Abteilung, federführend für Entwicklung und Betrieb ist die IT-Organisation. Der Auftraggeber ist zumeist die Unternehmensführung, die ihre interne Kommunikation und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander verbessern will. In der Regel kommen solche Projekte auch nicht ohne externe Dienstleister für Design, Beratung oder Umsetzung aus. Alle diese Stakeholder wollen professionell organisiert werden.

Auch die einzuführende Technologie bedarf einer genauen Analyse: Welche Funktionen bietet sie? Passen diese zu den Anforderungen? Oder sind andere Features gefragt? Ist das eigene Netzwerk dafür aufgestellt? Machen Hardware und Storage mit oder muss nachgerüstet werden? Welche Lizenzen werden benötigt? Lassen sich bei leicht veränderten Anforderungen womöglich Lizenzkosten einsparen? Die Liste der zu klärenden Aspekte lässt sich beliebig fortsetzen. Sprich: Nicht nur bei den Anforderungen, auch bei der Technologiewahl muss präzise geplant werden.

Für einen Beitrag in unserer Kundenzeitschrift habe ich neulich einige Kollegen nach ihren Erfahrungen mit Migrationsprojekten befragt. Auch hier galt: Vorbereitung spart Zeit und Geld. Das, was sich wie eine Binsenweisheit anhört, ist leider oft die Ursache dafür, dass IT-Vorhaben nicht wie gewünscht verlaufen. Eine professionelle Herangehensweise in Projekten ist aber nicht die Kür, sondern Pflicht. Der PM-Blog hat einige Tipps zusammengetragen. Aber auch die Experten von Materna sind hier hilfreiche Gesprächspartner.

 

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