Andreas KohneDie digitale Welt

Das Social Collaboration-Portal

Das Intranet ist für viele Unternehmen die zentrale digitale Anlaufstelle für die Kommunikation von unternehmensinternen Informationen. Moderne Intranet-Technologien sind hier im Vorteile: Sie enthalten soziale Austauschmöglichkeiten (Social Collaboration) und integrieren sich zudem in zentrale Geschäftsprozesse eines Unternehmens.

Noch handelt es sich in vielen Unternehmen bei einem Intranet meist um starre, redaktionell geführte Systeme, die statischen Content anbieten. Oftmals sind bereits wichtige interne Business-Systeme, wie zum Beispiel die Zeiterfassung, die Abrechnung von Kosten oder ein Web-basiertes CRM eingebunden. Ebenfalls haben schon einige Unternehmen einen Chat, einen Blog oder ein zentrales Wiki darin verlinkt.

Was aber den meisten Systemen fehlt, ist die dynamische Bereitstellung von rollenspezifischen Informationen und ein direkter Einstieg in die konkreten Projektumgebungen. Arbeitet ein Angestellter in einem bestimmten Projekt, so arbeitet er meist mit mehreren Kollegen zusammen. Dazu werden Dokumente erstellt, überarbeitet, versioniert und archiviert. Die Teilnehmer versenden außerdem wichtige Absprachen per E-Mail, erstellen Aufgabenlisten und führen Terminabsprachen durch. All dies geschieht in unterschiedlichsten Systemen. Schon allein die Nutzung unterschiedlicher Lösungen steigert massiv den Aufwand für die Projektdurchführung. Hinzu kommt, dass die Kommunikation der Projektmitarbeiter über unterschiedlichste Kanäle abläuft, wie beispielsweise per Telefon, E-Mail oder in Meetings. Somit geht potenziell viel Wissen verloren, da keine zentrale Plattform für diese Informationen genutzt wird.

Social Collaboration-Portal fördert Zusammenarbeit

Hier schafft ein Social Collaboration-Portal Anreize, die eine direkte Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern fördert und eine reibungslose Projektabwicklung sichert. Eine solche Plattform stellt nicht länger statisch für alle Mitarbeiter den gleichen Content zur Verfügung, sondern bietet allen Kollegen in Abhängigkeit ihrer Rollen eine individuell anpassbare Oberfläche, die für die jeweilige Situation relevante Informationen anzeigt.

Im Fall des Projektmitarbeiters können dies zum Beispiel seine aktuellen Aufgaben und seine persönlichen Termine sein oder auch ein kleines Dashboard, das den aktuellen Projektstatus anzeigt und ein spezieller Projektkalender, der die nächsten Meetings und Meilensteine grafisch aufbereitet darstellt. Gleichzeitig bietet die Plattform einen direkten Zugang zu einem virtuellen Projektraum, in dem die Mitglieder alle relevanten Projektinformationen ablegen. Hier werden die benötigten Dokumente verwaltet, Projektkalender und Terminlisten gepflegt und die Mitarbeiter können sich direkt per Chat über aktuelle Probleme austauschen.

Die Erstellung und Verwaltung dieser Projekträume lässt sich komplett standardisieren und automatisieren. Dies entlastet die IT-Abteilung, da alle manuellen Schritte entfallen. Hierzu bietet sich ein Lifecycle Management für Projekträume an. Beim Start eines neuen Projektes kann vollautomatisch anhand von vorgegebenen Konfigurationen ein neuer Projektraum erstellt werden. Dabei erhalten alle Projektmitarbeiter automatisch Zugriffsrechte und der Projektraum wird auf der jeweiligen Startseite des Portals verlinkt. Auch das Archivieren der relevanten Informationen und Dokumente sowie die Löschung des Projektraums lassen sich automatisieren und zum Beispiel an die Beendigung des Projekts knüpfen.

Da gibt’s doch was von Microsoft

Eine ideale Plattform für das Aufsetzen eines Social Intranet-Portals ist Microsoft Office 365. Von Social Collaboration über Wissensplattformen und Teamräume bis zu aussagekräftigen Dashboards lassen sich damit alle Anforderungen an einen modernen Arbeitsplatz umsetzen.

Ein Social Intranet-Portal kann Teil einer Employee Engagement-Strategie eines Unternehmens sein. Dieser Fachbegriff beschreibt ein neues Miteinander von IT- und Fachabteilungen, bei dem die starren Business-Prozesse aufgebrochen werden und eine direkte Interaktion mit dem Anwender selbst und den Anwendern untereinander gefördert wird. All dies integriert die Mitarbeiter stärker in das Business und die operativen Prozesse und lässt sie diese mitgestalten.

Wir halten Sie demnächst auf dem Laufenden mit weiteren Beispielen für Employee Engagement.

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