Norbert SchuldtInnovation und Technologie

Das Intranet ist auf neuem Kurs

Auf dem Weg zum digitalen Unternehmen steht auch das klassische Intranet auf dem Prüfstand. Eine digitale Strategie setzt moderne Werkzeuge für Wissens-Management und Social Collaboration voraus. Microsoft bietet hierfür eine leistungsstarke Technologie an.

Zunehmend verbreitet ist die Collaboration Software Microsoft SharePoint. Sie ist eine ideale Plattform für den modernen Information Worker, der gemeinsam und ortsunabhängig mit Kollegen in sogenannten Team- und Projekträumen an Dokumenten oder Projekten arbeitet. Auch die interne Darstellung von Abteilungen und Abteilungsinformationen lässt sich über diesen Weg abbilden. Die Mitarbeiter wirken aktiv an der Informationsgewinnung sowie Wissenserzeugung mit.

Oftmals wachsen solche Kollaborationsstrukturen jedoch parallel zu einem bereits vorhandenen Intranet und führen zu neuen Herausforderungen beim Wissens-Management. Die Usability der SharePoint-Oberflächen ist in der Regel eher IT-geprägt und wenig anwenderfreundlich. Deshalb ist die Integration in das Look & Feel des Intranets – vom Corporate Design bis zur Navigationsstruktur – besonders wichtig, damit SharePoint nicht als weitere Insellösung heranwächst.

Gleichzeitig bietet SharePoint eine leistungsstarke Suchtechnologie, die für den Einsatz einer unternehmensweiten Suche geeignet ist. Intelligente Suchmechanismen stellen sicher, dass die Mitarbeiter das gesamte im Unternehmen aufgebaute Wissen im Zusammenhang des jeweiligen Arbeitskontexts schnell finden und nutzen können. Das Zusammenspiel aus Suchtechnologie und Profilseiten der Mitarbeiter legt einen Grundstein für ein zukunftsfähiges Wissens-Management.

Lync ist das Sahnehäubchen

Ein besonderes Sahnehäubchen ist die Unified Communications-Lösung „Lync“, die SharePoint abrundet und zukünftig als „Skype for Business“ angeboten wird. Hierüber können Mitarbeiter den Anwesenheitsstatus ihrer Kollegen einsehen und ad hoc mit ihnen per Chat, Voice over IP oder Videotelefonie kommunizieren.

Mittels „Desktop Sharing“ per Mausklick bearbeiten Mitarbeiter gemeinsam Dokumente oder präsentieren Inhalte des eigenen Desktops. Sie steigen also unmittelbar aus dem aktuellen Arbeitskontext in die Kommunikation mit anderen ein, ohne die zentrale Informations- und Kommunikationsplattform zu verlassen.

Social Features unterstützen die Zusammenarbeit und das Teilen von Wissen, denn sie ermöglichen es, Personen, Inhalten und Dokumenten zu folgen und somit stets auf dem aktuellsten Stand der Informationen zu bleiben.

Materna unterstützt die Einführung von Social Intranets durch ein Use Case-basiertes Vorgehensmodell. Neben langfristigen Zielen, wie dem Erstellen des Big Pictures für „Das Unternehmens-Intranet“, erarbeitet Materna Teillösungen auf der Basis von konkreten und priorisierten Anwendungsfällen und integriert sie in das Gesamtsystem.

Dieser Ansatz erlaubt es unseren Kunden zum einen, überschaubare Teilprojekte mit definierten Budgets zu initiieren und zum anderen, den Change-Prozess optimal auf die Mitarbeiter abzustimmen. So entwickelt sich das Intranet kontinuierlich zum Social Intranet und Prozessportal weiter und wird als integriertes IT-System etabliert. Kein Mitarbeiter geht dabei auf dem Weg verloren.

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