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Autotagging von Dokumenten mit Microsoft SharePoint

Die Verschlagwortung von Dokumenten beim Hochladen auf Microsoft SharePoint kann, gerade wenn man größere Mengen an Dokumenten hoch lädt, ein zeitraubender und eintöniger Prozess sein.

Um den damit verbundenen Aufwand ein wenig abzumildern, kann man eine Funktionalität von SharePoint nutzen: das automatische Zuweisen von Metadaten beim Hochladen eines Dokumentes. Dies bedarf ein wenig Vorbereitung, denn irgendwoher müssen die Informationen für die Verschlagwortung der Dokumente stammen. Die hier beschriebene Vorgehensweise basiert vollständig auf Funktionalitäten, die SharePoint standardmäßig mitliefert und bedarf keiner zusätzlichen Implementierung.

Im hier beschriebenen Beispiel soll beim Hochladen das Metadatum „Kunde“ automatisch vergeben werden.

Schritt 1: Taxonomie erstellen

Im ersten Schritt sollte man die Taxonomie, also die Sammlung der zu vergebenden Schlagworte, in SharePoint erzeugen. Dies geschieht über die Terminologiespeicherverwaltung in den Web-Seiteneinstellungen und sieht im Beispiel wie folgt aus:

Schritt 1

Schritt 2: Ordnerstruktur erstellen

Anschließend muss in der Dokumentbibliothek, die für das Hochladen genutzt werden soll, die gewünschte Ordnerstruktur erzeugt werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Schlagwörter, die im ersten Schritt angelegt wurden, den Dokumenten auf Basis der Ordnerstruktur zugewiesen werden. Das bedeutet, dass alle Dokumente, die in einem Ordner landen, das gleiche Schlagwort zugewiesen bekommen. Im einfachsten Fall erstellt man also eine Ordnerstruktur, die analog zur Taxonomie ist, aber auch andere Ordnerstrukturen sind natürlich möglich. Im hier beschriebenen Beispiel entspricht die Ordnerstruktur der Taxonomie:

Schritt 2

Schritt 3: Spalte für Schlagwörter erzeugen

Im nächsten Schritt muss für die Dokumentenbibliothek eine Spalte erzeugt werden, die die Schlagwörter aufnimmt. Dies erfolgt über die Bibliothekseinstellungen. Die Spalte muss vom Typ „Verwaltete Metadaten“ sein. Beim Anlegen der Spalte muss dann die im ersten Schritt erzeugte Taxonomie ausgewählt werden:

Schritt 3

Schritt 4: Zuweisen der Meta-Daten

Im nächsten Schritt muss dann für die automatische Zuordnung der Metadaten gesorgt werden. Hierfür gibt es in den Bibliothekseinstellungen der Dokumentenbibliothek die Option „Einstellungen für Standardspaltenwerte“. Hier findet sich im linken Bereich eine Repräsentanz der im zweiten Schritt erzeugten Ordnerstruktur. Nach Auswahl eines Ordners erscheinen die Spalten der Dokumentbibliothek, die für das Füllen mit Metadaten in Frage kommen, in dem Beispiel also die Spalte „Customer“. Anschließend kann der Default-Wert für die Spalte aus der Taxonomie ausgewählt werden:

Schritt 4

Sobald man das für alle Ordner vollzogen hat, kann man Dokumente in die Ordner hochladen. Dabei wird dann die Spalte „Customer“ automatisch mit dem Metadatum gefüllt, das dem Ordner zugewiesen ist.

Nächste Schritte

Im nächsten Schritt könnte man jetzt vollständig auf die Darstellung von Ordern verzichten. Dazu kann man sich eine Ansicht für die Dokumentenbibliothek definieren, die alle Dokumente in einer flachen Liste ohne Ordner darstellt und eine Navigation innerhalb der Bibliothek allein über Metadaten ermöglicht.

Außerdem könnte man die hier beschriebene Vorgehensweise mit inhaltstypen kombinieren und die Dokumentenbibliothek als reine Drop-Off Bibliothek verwenden und die Dokumente von dort an andere Bibliotheken weiterverteilen, etwa per Workflow.

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