Thomas FuchsDie digitale Welt

Arbeiten mit dem neuen GSBEditor/web – veränderte Suchmöglichkeiten im GSBEditor/web

In unserer Beitragsserie „Arbeiten mit dem neuen GSBEditor/web“ haben Sie in meinen Beiträgen zum GSBEditor/web bisher einiges über die neue Ablage, über die erweiterte Vorschau und über die Möglichkeiten des „Drag & Drop“ erfahren. In diesem Beitrag informiere ich Sie über die veränderten Suchmöglichkeiten im GSBEditor/web. Der Government Site Builder ist die Content-Management-Lösung des Bundes.

Wo ist das Recherchefenster?

Diejenigen unter Ihnen, die bisher im GSBEditor/java das Recherchefenster gerne und häufig genutzt haben, werden wahrscheinlich zunächst etwas enttäuscht sein. Zumindest ging es mir so, als ich mit dem GSBEditor/web zum ersten Mal bei einem meiner Mandanten redaktionell arbeitete und das Recherchefenster suchte.

Bevor sich jedoch Trübsal über das nicht mehr verfügbare Recherchefenster breit macht, lassen Sie mich darauf hinweisen, dass der GSBEditor/web dafür andere Such-Möglichkeiten anbietet. Diese sind nur auf den ersten Blick nicht ganz so umfangreich, wie diejenigen des Recherchefensters, sind aber gerade für Redakteure sinnvoll nutzbar und brauchbar!

Die Suche im Sidepanel

Die „Hauptsuche“ im GSBEditor/web finden Sie im linken Sidepanel. Dort können Sie eine Volltextsuche über alle Dokumente in Ihrem Mandanten anstoßen. Volltextsuche heißt in diesem Fall, dass dabei sowohl der Name eines Dokuments berücksichtigt wird, als auch die Inhalte in den Feldern der Dokumente. Das ist übrigens ein erfreulicher Unterschied zum Recherchefenster, in dem ich für eine Volltextsuche vorher einen Dokumenttyp und dann ein Feld im Dokumenttyp auswählen musste, und dann nur in dem ausgewählten Feld eine Volltextsuche ausführen konnte.

Falls Sie nach der Ausführung einer Suche zu viele Treffer haben, haben Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche „+ Einschränken“ die Möglichkeit, die Treffermenge zu reduzieren. Zur Auswahl stehen dafür die Facetten „Dokumenttyp“, „Zuletzt geändert“ und „Von mir erstellt/geändert“.

Die angebotenen Facetten zum „Dokumenttyp“ sind dabei abhängig von der in der Treffermenge enthaltenen Dokumenttypen. Das bedeutet, dass die Möglichkeit, einen Dokumenttyp vorher auszuwählen, so leider nicht mehr gegeben ist. Sie können das Suchergebnis erst auf einen Dokumenttyp einschränken, nachdem Sie eine Suche ausgeführt haben.

Mit den Auswahlmöglichkeiten „Zuletzt geändert“ und „Von mir erstellt/geändert“ simulieren Sie sozusagen die Suchoptionen „Änderungsdatum vor/nach“ und „Bearbeitet von“ bzw. „Erstellt von“ aus dem Recherchefenster des GSBEditor/java. Das sind neben der Volltextsuche auch die zwei Suchoptionen, die meiner Meinung nach am häufigsten genutzt werden. Einen Wermutstropfen bei der Suche im Sidepanel kann und will ich Ihnen aber nicht vorenthalten: Es gibt im GSBEditor/web keine Möglichkeit, Dokumente zu finden, die gelöscht wurden und im Papierkorb liegen!

 

Beispiel_einer_Suche

Beispiel für eine Suche im Seitenpanel

Weitere Suchmechanismen/Suchmöglichkeiten?

Zusätzlich zur Suche im Sidepanel gibt es noch weitere Stellen, an denen Suchmechanismen im GSBEditor/web greifen. Eine Stelle ist das Dashboard im rechten Bereich des GSBEditor/web, das drei vorgefertigte Suchen bzw. Suchergebnisse enthält.

Im Dashboard bekommen Sie im linken Bereich einen Überblick über die Dokumente, die Sie momentan ausgeliehen haben und über alle Dokumente, die in Ihrem Mandaten momentan ausgeliehen sind. Diese vorgefertigten Ergebnistabellen ersetzen die im GSBEditor/java vorgefertigte Suche „Ausgeliehene Dokumente“ im Menüpunkt „Navigation“. Als Ergänzung zu diesen zwei Übersichten finden Sie im Dashboard noch die Ergebnistabelle zur Abfrage „Von mir bearbeitet“ und eine Übersicht über Ihre gestarteten bzw. laufenden Workflows.

Da die Ergebnistabellen durchaus einmal etwas umfangreicher werden können, bietet der GSBEditor/web die Möglichkeit, die Ergebnismenge in der Tabelle zu filtern. Dazu finden Sie in jeder Spalte der Ergebnistabellen, unterhalb des Spaltennamens, ein Suchfeld, in dem Sie durch Eingabe eines Suchbegriffs die Treffermenge einschränken können. Ich denke aber, dass Sie diese Einschränkungsvariante wahrscheinlich nur in der „Von mir bearbeitet“-Übersicht nutzen werden. Denn ich bin mir sicher, dass nicht nur ich Ihnen in Schulungen und Coachings immer predige, dass Sie Ihre Dokumente nach Abschluss der redaktionellen Arbeiten zurückgeben sollen, so dass die Einträge in den Tabellen zu den ausgeliehenen Dokumenten überschaubar sein sollten.

Ich habe weiter oben schon den Menüpunkt „Navigation“ im GSBEditor/java erwähnt. In diesem Menü gibt es auch die vorgefertigten Suchen „Verweise vom Dokument“ und „Verweise aufs Dokument“. Wie erhofft, ist auch das im GSBEditor/web erhalten geblieben, allerdings an einer ganz anderen Stelle. Um diese Übersicht für ein Dokument zu sehen, müssen wir das entsprechende Dokument im Bearbeitungsfenster öffnen, denn diese Übersichten sind in die Informationen zu einem Dokument „umgezogen“.

Wählen Sie dazu im Bearbeitungsfenster des Dokuments den Punkt „Informationen anzeigen“. Es öffnet sich eine Lightbox mit den Dokumentinformationen. In dieser Lightbox gibt es einen Reiter „Verweise“, der die gesuchten Übersichten enthält. Aus dieser Verweisliste können Sie mit rechtem Mausklick und Auswahl des Menüpunkts „Dokument öffnen“ sofort ein Dokument zum weiteren Bearbeiten öffnen.

 

Beispiel_einer_Suche

„Suche“ für „Verweise aufs/vom“ Dokument

 

Als letzte Such- bzw. Filtermöglichkeit möchte ich noch eine Funktion im Explorer erwähnen. Im Explorer haben Sie neben der Sortierungsmöglichkeit im Kopf, die Sie auch aus dem GSBEditor/java kennen, auch die Möglichkeit, nach „Namen“, „Typ“, „Status“, „Publiziert“ und „Letzte Änderung“ zu filtern. In normalen Ordnern unter z. B.: DE oder EN werden Sie diese Möglichkeit eher nicht nutzen müssen, aber ich wette, wenn Sie einmal ein Label finden müssen oder ein Dokument unterhalb von SharedDocs, dann werden Sie sich freuen, dass es diese Filtermöglichkeit gibt.

Fazit

Auch wenn ich zu Beginn erwähnt habe, dass die Suchfunktionalität im GSBEditor/web nicht mehr so umfangreich ist wie im GSBEditor/java, hoffe ich aber, dass Sie sich nun meiner Meinung anschließen, dass die Funktionalitäten deshalb mindestens genauso gut sind.

Für Sie als Redakteur ist die Suche näher an die eigentliche Arbeit gerückt. Sie finden ohne Kontextwechsel in ein ganz anderes Fenster die wichtigsten Suchfunktionen genau an der Stelle, wo Sie sie sie im Redaktionsprozess gerade benötigen.

Die einzige Ausnahme ist aus meiner Sicht momentan noch die fehlende Möglichkeit, versehentlich gelöschte Dokumente wiederherzustellen. Da diese Option jedoch wichtig und sinnvoll ist, steht Sie mit Sicherheit auch auf der ToDo-Liste für die Weiterentwicklung das GSBEditor/web.

In der anstehenden Weihnachtszeit werde ich mir Gedanken dazu machen, welches Thema ich Ihnen als nächstes zum GSBEditor/web näher bringen werde. Deshalb lassen Sie sich im neuen Jahr einfach überraschen, was Sie im nächsten Artikel erwartet.

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