Thomas FuchsDie digitale Welt

Arbeiten mit dem neuen GSBEditor/web

Special: Für unsere Kunden der Content-Management-Lösung Government Site Builder, der CMS-Lösung für Behörden, starten wir mit einer Beitragsserie über die Neuerungen.

Seit Mitte letzten Jahres ist der browserbasierte GSBEditor/web, nach der Veröffentlichung des GSB in der Version 7, verfügbar. Viele Redakteure haben diesen Tag mit Spannung erwartet, weil sie sich damit mehr Freiheiten für die Redaktionsarbeit erhoffen. Dieser Artikel ist der Start einer kleinen Reihe, die die neuen Features, die zur Erleichterung der Arbeit des Redakteurs beitragen, beleuchten wird.

Alles ist anders

Auf den ersten Blick fällt auf: Der neue GSBEditor/web hat nicht mehr allzu viel mit dem bisherigen GSB-Editor/Java gemein. Wahrscheinlich wird die Einarbeitung in die neue Oberfläche für den Redakteur die größte Umstellung sein, seitdem die Speicher-Icons (Ausleihen, Zurückgeben, …) im GSB-Editor/Java von rechts nach links verschoben wurden!

Mit dem zweiten Blick und unter Einsatz der Redakteursspürnase sollten Sie jedoch einige Ähnlichkeiten mit dem GSB-Editor/Java erkennen. Denn die Grundansicht des GSB-Editor/Java mit der Ordnerstruktur links und den darin enthaltenen Dokumenten rechts, wird bei einem Klick auf das Ordnersymbol, im rechten weißen Bereich der Startansicht, sichtbar. Bestimmt ist die Umstellung leichter als Sie zunächst angenommen haben!

Die neue Ablage im GSBEditor/web

Als nächstes werden Sie als motivierter Redakteur sicher auch mal die anderen Icons auf der linken Seite anklicken, um herauszufinden, was sich sonst noch alles finden lässt. Dabei stellen Sie logischerweise fest, dass sich hinter jedem Icon etwas Neues verbirgt. Bei einigen Klicks ändert sich irgendetwas in der Ansicht. Sie sehen z. B. etwas, das Sie an das separate Workflow-Fenster im GSB-Editor/Java erinnert. Oder auch eine Übersicht über ausgeliehene Dokumente, über die von Ihnen bearbeiteten Dokumente oder über die von Ihnen gestarteten Workflows.

Die Ablage im GSBEditor/web

Die Ablage im GSBEditor/web

Im Gegensatz zum GSB-Editor/Java kann die Favoritenliste des GSBEditor/web, die es natürlich auch noch gibt, nur noch Ordner aufnehmen! Deshalb ist es nur logisch, dass die Ablagefunktionalität so in den GSBEditor/web integriert wurde, dass der Nutzer jedes Dokument daraus direkt öffnen kann. Ein Klick genügt!

Dynamik pur?

Aufgrund der langjährigen Betreuung von GSB-Mandanten weiß ich, dass die Alltagsaufgaben eines Redakteurs meistens darin bestehen, einen bestimmten Bereich der Website textlich zu überarbeiten. Bei dieser Überarbeitung tauschen Sie oft auch Bilder oder Download-Dokumente aus oder fügen sie hinzu. Das bedeutet, dass Sie normalerweise mehrere Dokumente parallel bearbeiten, und einige davon auch im gemeinsam genutzten Bereich für alle Redaktionen (SharedDocs) liegen.

Mit der neuen Ablage im GSBEditor/web bietet es sich aus meiner Sicht an, alle Dokumente, die Sie bearbeiten wollen, in diese Ablage aufzunehmen. Dazu bedarf es nur zweier Klicks! Zunächst klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument, das Sie in die Ablage aufnehmen wollen. Im angezeigten Kontextmenü wählen Sie danach nur noch den Menüpunkt „zu Ablage hinzufügen“ aus.

Dokument zur Ablage hinzufügen

Dokument zur Ablage hinzufügen

Obwohl Ihre bearbeiteten Dokumente oft über mehrere Ordner verteilt sind, ist nun ein Zugriff auf jedes der Dokumente leicht mit einem Klick möglich! Diese Eigenschaft kommt Ihnen auch zu Gute, wenn Sie Dokumentverweise in anderen Dokumenten einsetzen möchten. Denn im GSBEditor/web gibt es die Möglichkeit, Verweise nicht nur über die Ordnerstruktur, sondern auch direkt aus der Ablage auszuwählen. Damit nimmt diese Funktion vielen GSB-Anwendern das „ungeliebte“ Suchen in der Ordnerstruktur ab, und wird damit sicherlich den ein oder anderen „Jubelruf“ provozieren.

Ebenfalls hilfreich ist es, dass Sie, wenn Sie alle Dokumente bearbeitet haben, die Ablageliste systematisch durchgehen können. Denn aus der Ablage heraus können Sie nun alle geänderten und neuen Dokumente auch gezielt publizieren. Anhand der Icons zu den Einträgen in der Ablage können Sie auf einen Blick erkennen, welchen Status die Dokumente haben. Zum Beispiel welche Dokumente schon publiziert sind und welche nicht. Abschließend können Sie die fertig bearbeiteten Dokumente wieder aus der Ablage entfernen und die aufgeräumte Ablage für die nächste Aufgabe erneut nutzen.

Fazit

Die Ablage wird Ihre Arbeit definitiv unterstützen! Ob Sie die Ablage wie oben beschrieben eher dynamisch nutzen möchten oder auf Grund Ihrer Aufgaben „nur“ Dokumente aufnehmen, die Sie mehr oder minder regelmäßig bearbeiten müssen, bleibt Ihnen natürlich selbst überlassen. In beiden Fällen haben Sie aber Ihre „wichtigen“ Dokumente in der Ablage immer sofort im Blick, ohne dass Sie sich erst durch mehrere Ordnerebenen klicken müssen. Mir jedenfalls hat die Ablage mit dem oben beschriebenen Anwendungsfall schon in ein oder zwei GSB-Projekten gute Dienste geleistet, wo ich bei Migrationsarbeiten als Redakteur unterstützt habe.

Wenn die Liste der Dokumente in der Ablage dann doch mal zu umfangreich wird, ist die darin ebenfalls eingebaute Filterfunktion sehr nützlich. Denn Sie können die Ablageliste damit nach Dokumenttyp und Status (ausgeliehen, zurückgegeben etc.) einschränken und finden so schneller das Dokument, das Sie gerade brauchen.

Neben der Ablage gibt es noch ein paar andere Features im GSBEditor/web, die dem Redakteur die Arbeit erleichtern werden. Ein Beispiel dafür ist meiner Meinung nach die Funktion zur erweiterten Vorschau. Diese Funktion, die ich Ihnen demnächst auch an dieser Stelle vorstellen möchte, bietet der GSB-Editor/Java nicht. Eine vergleichbare Ansicht dieser Funktion wäre bei Nutzung des GSB-Editor/Java nur mit guten Kenntnissen in der Siteadministration zu konfigurieren.

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