Christine SiepeDie digitale Welt

Acht Tipps für das Change Management in IT-Projekten

Unternehmen sollten die Einführung neuer Arbeitsmethoden oder Technologien durch ein systematisches Change Management begleiten. Nur so werden die Mitarbeiter von Anfang an mitgenommen und wirken aktiv an der Neugestaltung mit. Wir haben acht wichtige Schritte für Sie zusammengestellt.

Wie bringt man die eigene Belegschaft dazu, neue Methoden in der täglichen Arbeit zu akzeptieren? Wer schon 20 oder mehr Berufsjahre hinter sich hat, benötigt eine ganz andere Ansprache als ein Hochschulabsolvent, der es gar nicht abwarten kann, beispielsweise die neuen Funktionen einer Collaboration-Plattform zu nutzen. Hier gilt es umso mehr, den Mitarbeitern im Laufe des Change Managements die Angst zu nehmen und eine Kultur des aktiven Mitmachens zu etablieren.

Für ein erfolgreiches Change Management ist eine strukturierte und systematische Vorgehensweise empfehlenswert. Am Beispiel des hier gezeigten 8-Punkte-Programms werden die einzelnen Phasen, Maßnahmen und Erfolgskriterien deutlich.

Schritt 1: Motivation und Partizipation erzeugen

Welche Vorteile bringen denn die Neuerungen? Das ist die zentrale Frage, die sich jeder einzelne Mitarbeiter stellen sollte und für die muss das Change-Projekt die passenden Antworten liefern. Zur Unterstützung der Kommunikation sollten die Projektverantwortlichen ein Leitmotiv haben und eng mit der internen Kommunikationsabteilung zusammenarbeiten. Wesentliche Elemente der hierbei zu entwickelnden Project Story sind ein Name, ein Visual, eine Bildwelt sowie ein kommunikatives Phasenmodell.

Schritt 2: Change-Agenten involvieren

Die Auswahl des richtigen Führungsteams ist entscheidend für eine positive Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Es sollten daher frühzeitig relevante Entscheider sowie Kompetenzträger eingebunden werden, die eine hohe Akzeptanz genießen und als Botschafter den Veränderungsprozess begleiten. Hierzu ist es erforderlich, parallel zur Changemanagement-Planung eine Stakeholder-Analyse durchzuführen und eine Stakeholder-Map zu erstellen.

Schritt 3: Ziele und Strategien kommunizieren

Wohin soll die Reise gehen und wie sieht das Management die eigene Organisation in zwei, drei oder fünf Jahren aufgestellt? Eine klare Zielvorgabe ist notwendig, um die dazu passende Strategie zu entwickeln und den Weg zu neuen Erfolgen aufzuzeigen. Infoveranstaltungen und eine überzeugende Rede der Geschäftsführung sind ein guter Auftakt, um die Belegschaft einzustimmen. Ein klar erkennbares, übergeordnetes Ziel, mit dem sich die Mitarbeiter identifizieren, hilft bei der Umsetzung des Wandels.

Schritt 4: Mögliche Stolpersteine identifizieren

Das Projektteam sollte bereits im Vorfeld die Unternehmensbereiche identifizieren, in denen neue Prozesse für besonders viele Diskussionen sorgen werden. Öffentliche und organisationsweit geführte Diskussionen können hier helfen, die Bedenken aufzugreifen und den Mitarbeitern ausreichend Raum zu geben, ihre Standpunkte auszutauschen. Wertvolle Hilfsmittel sind Umfragen, Diskussionsforen, Blogs oder auch authentisch geführte Video-Interviews mit den Mitarbeitern.

Schritt 5: Mitarbeiter ausreichend informieren

Den Mitarbeitern und Führungskräften sollten alle notwendigen Fakten rechtzeitig zur Verfügung stehen. Es ist sinnvoll, diese Informationen auf allen Kanälen und Endgeräten auszuspielen sowie für die Zielgruppen individuell aufzubereiten. Zur Mitarbeiterkommunikation lassen sich beispielsweise Webinare und virtuelle Klassenzimmer einsetzen. Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Video-Tutorials erleichtern die Nutzung neuer Anwendungen.

Schritt 6: Erfolge messen und aufzeigen

Für die Motivation sind schnell erreichbare Zwischenziele hilfreich. Mit einer geschickten Auswahl von sicheren Erfolgen lässt sich zeigen, dass das laufende Projekt wie geplant funktioniert. Hierfür definiert das Projektteam Kennzahlen und analysiert deren Verlauf. Umfragen unter den Mitarbeitern liefern dazu ergänzende Zahlen und Aussagen, die sich durch positive Zitate oder kurze Videos untermauern lassen. Die bisherigen Erfolge werden dann über die bereits etablierten Kanäle kommuniziert.

Schritt 7: Veränderungsprozesse stabilisieren

Eine kontinuierliche Kommunikation und Analyse der Zwischenziele steigert die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Die laufende Veränderung wird so zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags.

Schritt 8: Nachhaltigkeit bewirken

Nachdem Veränderungen, wie beispielsweise die Einführung einer Collaboration-Plattform sowie die Anpassung der Prozesse formal durchgeführt wurden, ist technisch gesehen ein großer Teil des Change-Projekts beendet. Jedoch sollten weiterhin Prozesse bestehen, um die formal definierten neuen Methoden dauerhaft zu etablieren und damit einen wirkungsvollen Wandel der Unternehmenskultur zu bewirken. Was ist zum Beispiel mit neuen Mitarbeitern, die erst später an Bord gekommen sind? Hier kann ein Starter-Kit helfen, das Onboarding zu erleichtern.

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